مدیر واحد با بررسی درخواست ها ، آنها را به تکنسین و شرکت های پشتیبان با درج سرویس هایی که باید روی درخواست انجام شود ، ارسال می کند.
تکنسین یا شرکت پشتیبان بعد از انجام سرویس های محول شده ، درخواست را بسته و آنرا به کارتابل ارجاعات مدیر واحد ارسال می کند.
مدیر درخواست را بررسی و در صورت لزوم می تواند آنرا به تکنسین یا شرکت پشتیبان دیگری ارسال یا درخواست را با درج گزارش ببندد.

استخراج تمام قطعات کامپیوتر های کاربران سازمان در یک روز
دسترسی لحظه ای از مدل قطعات موجود در کامپیوترهای کاربران
دسترسی لحظه ای از ظرفیت قطعات موجود مانند RAM و Hard
دسترسی آماری به برند هر نوع قطعه سخت افزاری مانند Motherboard و CPU
مدیریت تصمیم گیری در ارتقاء قطعات کامپیوتر های سازمان
مدیریت تصمیم گیری در خرید نرم افزارهای مختلف با توجه به بستر سخت افزاری
آگاهی از ارزش تقریبی تجهیزات IT
آگاهی مدیریت سازمان از خرید های IT
آگاهی مدیریت IT از تغییرات احتمالی قطعات
مدیریت در تامین اعتبار ارتقاء تجهیزات

امکان گزارش گیری از نوع برند قطعات ، مانند گزارش های کامپیوتر هایی که Motherboard آنها Giga است.
امکان گزارش گیری از ظرفیت قطعات مانند RAM و Hard بصورت بازه به عنوان مثال کامپیوترهایی که RAM آنها بین یک و دو گیگابایت است.
سیستم نظارتی ، مدیریتی نرم افزارهای مورد استفاده کاربران یک سازمان
مدیریت نرم افزارهای نصب شده در کامپیوترهای کاربران سازمان
مدیریت تصمیم گیری بروزرسانی نرم افزارهای نصب شده
امکان گزارش گیری در مورد آنتی ویروس های نصب شده
اشکال زدائی سریع با دسترسی لحظه ای به نرم افزار های نصب شده در هر کامپیوتر
امکان جلوگیری از نصب نرم افزارهای غیر کاربردی به منظور بهینه سازی منابع
بروزرسانی لحظه ای مشخصات شبکه ای هر کامپیوتر
امکان دسترسی به مشخصات شبکه ای هر کامپیوتر مانند آدرس IP و Mac Address وجود دارد . تمام آدرس های IP در سازمان بروزرسانی می شود.

امروزه با توجه به توسعه روزافزون فنآوری اطلاعات در سازمان ها و موسسات تعداد تجهیزات سخت افزاری مورد استفاده و قطعات تجهیزات بسیاز زیاد است . در یک بازه زمانی چند ساله یک سازمان در سرتاسر شعبات خود اقدام به خرید هزاران کامپیوتر و لوازم جانبی نموده و تعداد زیادی از آنها را اسقاط می کند.
مدیریت کلان IT یک سازمان ، بدون داشتن یک سامانه که آمار دقیقی از تعداد کامپیوتر ها و نوع ، برند ، مدل قطعات ، نمی تواند تصمیم گیری مناسبی را از هزینه پشتیبانی ، بروزرسانی قطعات داشته باشد و با بروزرسانی سیستم عامل های جدید ، خرید نرم افزار های جدید که نیازمند سخت افزارهای بالاتری هستند ، هزینه سنگینی را به دلیل عدم آگاهی از میزان تغییرات و سخت افزارهای موجود را به سازمان تحمیل می کند.
مدیریت میانی واحد های IT که وظیفه پشتیبانی و مدیریت شرکت های پشتیبان را بر عهده دارند ، هم بدون داشتن آمار دقیق و بروزی از قطعات ، مدل ها و مشخصات فنی نمی توانند وظایف پشتیبانی را در موعد مقرر انجام داده و امکان تخصیص نیروی انسانی وشرکت های پشتیبان را با توجه به عدم آگاهی از ظرفیت های سخت افزاری سازمان نخواهند داشت.
وجود یک سامانه مستقر در سازمان که بدون نیاز به نیروی انسانی ، تجهیزات موجود در سازمان را استخراج ، شماره سریال ها ، مدل ها و ظرفیت ها را تجمیع تا در کسری از ثانیه در اختیار مدیران IT ، سازمان قرار بگیرد ، احساس می شود.شرکت بهبود سامانه فرا ارتباط یک بسته نرم افزاری تحت وب طراحی و تولید کرده تا این نیازها را برای سازمان های کشور برطرف نماید.

برای اینکه مشخصات کامپیوتر توسط تجمیع استخراج شود ، ایجنتی با پسوند MIS روی هر کامپیوتر توسط Group Policy نصب می شود . این ایجنت با اتصال به شبکه داخلی یا شبکه اینترنت مشخصات یک کامپیوتر را از طریق از طریق پروتکل HTTP به نیاز به باز کردن پورت اضافی ، به سرور تجمیع مستقر در دیتاسنتر سازمان ارسال می کند.
سامانه تجمیع ، برای ارسال مشخصات یک کامپیوتر ، نیازی به یک شبکه داخلی ندارد و با اتصال به اینترنت هم می تواند اطلاعات هر کامپیوتر را تجمیع نماید.این امکان به سازمان هایی که در کل کشور شعبه دارند این امکان را می دهد که بدون داشتن یک شبکه یکپارچه و تنها با استفاده از بستر اینترنت کلیه مشخصات کامپیوترهای موجود در سازمان تجمیع شود.
سامانه تجمیع ، چه مشخصاتی از کامپیوترهای یک سازمان را جمع آوری می کند ؟
سامانه تجمیع ، مشخصات سخت افزاری ، شامل نوع قطعات ، مدل ، شماره سریال در صورت وجود ، برند سازنده و ظرفیت را استخراج و تجمیع می نماید.
سامانه تجمیع ، مشخصات نرم افزاری ، شامل کلیه نرم افزارهای نصب شده موجود در یک کامپیوتر را استخراج کرده و آنها را تجمیع می کند.
سامانه تجمیع ، مشخصات شبکه ای ، شامل آدرس IP ، Mac Address و دیگر مشخصات شبکه ای را جمع آوری می کند.

وقتی سامانه تجمیع برای اولین مرتبه اجرا می شود ، حداکثر بعد از ده دقیقه اطلاعات با اولین ورود به سیستم عامل تجمیع می شود .این سامانه به مدیریت IT ، امکان زمانبندی بروزرسانی را می دهد و بطور مثال روزانه تغییرات بوجود آمده در قطعات ، نرم افزار های نصب شده یا مشخصات شبکه را ثبت می نماید.

وقتی سامانه تجمیع برای اولین مرتبه اجرا می شود ، حداکثر بعد از ده دقیقه اطلاعات با اولین ورود به سیستم عامل تجمیع می شود .این سامانه به مدیریتاین سامانه به مدیریت IT یک سازمان ، امکان مدیریت منابع IT یک سازمان را می دهد.تمام اطلاعات استخراج شده روی سرور تجمیع در سازمان جمع آوری شده و ابزاری را به مدیریت می دهد که براحتی تمام کامپیوترهای موجود در سازمان را مانیتور نماید.
این سامانه به مدیریت IT یک سازمان ، امکان مدیریت منابع IT یک سازمان را می دهد.تمام اطلاعات استخراج شده روی سرور تجمیع در سازمان جمع آوری شده و ابزاری را به مدیریت می دهد که براحتی تمام کامپیوترهای موجود در سازمان را مانیتور نماید.
این بخش به مدیریت IT سازمان این امکان را می دهد که آمار یا لیست کامپیوترهائی که ظرفیت آنها 2 گیگابایت است را در کسری از ثانیه نمایش دهد تا تصمیم گیری برای ارتقاء کامپیوترها انجام شود . این ابزار به مدیر این امکان را می دهد که قبل از تجهیز سازمان به یک نرم افزار ابتدا هزینه ارتقاء تجهیزات سخت افزاری خود را برآورد تا در صورت تامین اعتبار اقدام به تجهیز نرم افزاری نماید.

در این بخش گزارش گیری روی عنوان نرم افزارهای نصب شده وجود دارد . توسط این گزارش می توان با داشتن عنوان کلمه از نرم افزار ، کامپیوترهایی که نرم افزار مورد نظر در آن نصب است را مشاهده کرد.

امکان مشاهده نمودارهایی از انواع مادربردهای کامپیوترهای سازمان ، انواع آنتی ویروس های نصب شده روی کامپیوترهای سازمان ، انواع CPU های موجود در کامپیوترها ، و انواع سیستم عامل های موجود به تفکیک مناطق ، واحد ها یا بخش های سازمان را گزارش گیری کرد.

در این گزارش لیست تجاری قطعات یک کامپیوتر ، مانند نوع قطعه ، سریال ، برند سازنده قطعه بصورت خلاصه نمایش داده می شود.

امکان منطقه بندی سازمان / تعیین واحد های سازمانی / تعیین بخش های سازمانی و تعریف پرسنل سازمانی در سامانه وجود دارد . با تعریف نقشه دقیق سازمان امکان الصاق کامپیوتر به پرسنل یک سازمان وجود دارد.

در سامانه تجمیع ، یک زیر سامانه انبار برای نگهداری تجهیزات سخت افزاری طراحی شده است. این زیر سامانه به مدیریت واحد های IT امکان می دهد بر موجودی تجهیزات و قطعات مدیریت داشته و در صورت اتمام موجودی اقدام به سفارش نمایند.

کاربران سامانه تجمیع ، سه بخش تقسیم می گردند . مدیران واحد ، تکنسین های واحد و شرکت های پشتیبان ، هر کاربر سامانه میز کمک یک کارتابل کاری دارد که کلیه درخواست ها و کارهای ارجاع شده در این کارتابل قابل دسترسی است.

تمام درخواست هایی که مرتبط به واحد تعمیر و نگهداری IT است به کارتابل کاری مدیر ارسال می شود . مدیر در این کارتابل امکان مشاهده درخواست ، واحد و بخشی که پرسنل در آن مستقر است قراردارد.
ابزار ذیل برای مدیریت درخواست ارسال شده در اختیار مدیر قرار می گیرد.
سوابق درخواست کاربر : کاربر تا بحال چه درخواست هایی را به واحد تعمیر و نگهداری IT ، ارسال کرده است . مدیر می تواند در این بخش به بررسی درخواست ارسال شده بپردازد و در صورت وجود تکرر در درخواست به آن رسیدگی نماید.
سوابق درخواست کامپیوتر : به دلیل امکان جابجائی پرسنل یک سازمان ، درخواست های ارسال شده در مورد کامپیوتر ، با درخواست های ارسال شده کاربر متفاوت باشد و مدیر می تواند سوابق موجود و مشکلات به وجود آمده برای یک کامپیوتر را در این بخش مشاهده نماید.
گزینه های انتخابی : در این بخش مدیریتی سامانه میز کمک ، امکان تعیین سوالات پیش فرض برای هر نوع درخواست انتخابی کاربر وجود دارد و کاربر می تواند به این سوالات چند گزینه ای ، پاسخ دهد. این سوالات پیش فرض می تواند تکنسین ها راهگشا باشد و به رفع سریع درخواست کمک نماید.
قطعات کامپیوتر : مشخصات سخت افزارهای مورد استفاده کامپیوتر کاربر که از طریق سامانه تجمیع استخراج شده در اختیار مدیر قرار می گیرد . مدیر می تواند با دانستن مدل ، برند و سریال قطعات به سادگی عیوب مورد درخواست کاربر را تشخیص دهد. در لیست تغییرات قطعات ، تاریخچه ای از قطعاتی که قبلا برای کامپیوتر مورد درخواست ، استفاده شده بود ، نمایش داده می شود.

کلیه نرم افزارهایی که روی کامپیوتر مورد درخواست هم اکنون نصب است و از طریق سامانه تجمیع استخراج شده است در این بخش نمایش داده می شود .مدیر می تواند با بررسی نرم افزارهای نصب شده به راحتی عیب مورد درخواست را تشخیص دهد. در لیست تغییرات نرم افزار ، تمام نرم افزارهایی که قبلا روی کامپیوتر مورد درخواست نصب بوده قابل مشاهده است .

ارسال وضعیت : مدیر می تواند ، کاربر درخواست کننده را از وضعیت درخواستی که ارسال کرده ، مطلع سازد. این بخش در مواردی که رفع مشکل طولانی می شود به منظور آگاهی کاربر برای برنامه ریزی فعالیت ها ، مفید است . تمام وضعیت های ارسال شده ، در سامانه میز کار کاربر قابل مشاهده است.
ارجاع درخواست : مدیر می تواند بعد از بررسی درخواست ، آنرا به یک تکنسین یا شرکت پشتیبان ارجاع دهد.برای ارجاع درخواست ، مدیر می تواند دستورالعمل و سرویس هائی که تکنسین یا شرکت پشتیبان باید روی درخواست انجام دهد را درج نماید . با ارجاع درخواست ، درخواست از کارتابل کاری مدیر واحد IT حذف و وارد کارتابل ارجاع شونده می شود.
گزارش عملکرد : مدیر می تواند گزارش کار در مورد درخواست ارسال شده را ، در این بخش بمنظور درج در سوابق درخواست وارد نماید.
کارتابل ارجاعات مدیر IT : در این کارتابل کلیه درخواست هایی که تکنسین ها و شرکت های پشتیبان بعد از برطرف نمودن و درج گزارش کار ، آنها را بسته اند ، نمایش داده می شود . مدیر می تواند بعد از بررسی و مطالعه گزارش کار انجام شده درخواست را بسته یا برای تکمیل کار ، آنرا به تکنسین یا شرکت پشتیبان دیگری ارجاع نماید.
سیستم پیغام رسان داخلی: یک سیستم پیغام رسان داخلی ما بین مدیرت واحد IT ، تکنسین ها و شرکت های پشتیبان طراحی شده است تا بتوانند در داخل سامانه با یکدیگر مکاتبه داشته باشند و به سوالات و درخواست ها پاسخ دهند.

سامانه تجمیع باعث سیستماتیک شدن ، واحد های IT شده و از اتلاف وقت نیروهای مستقر در این واحد می کاهد.
با اجرای سامانه تجمیع در یک سازمان ، کلیه اطلاعات سخت افزاری (قطعات و مدل های آن ) نرم افزارهای نصب شده روی کامپیوتر های کاربران و مشخصات شبکه ای هر کامپیوتر در کمترین زمان ممکن و بالاترین دقت (خارج از عهده نیروی انسانی ) استخراج می شود.
با اجرای سامانه تجمیع ، تمام منابع IT ( قطعات ، نرم افزارها و مشخصات شبکه ای ) بصورت خودکار بروزرسانی می شود و در هر لحظه امکان دسترسی به مشخصات منابع IT وجود دارد.
با اجرای سامانه تجمیع ، بهروی منابع و تجهیزات IT سازمان ، افزایش یافته و با سیستم نظارتی دقیقی که این سامانه فراهم می سازد ، از نصب نرم افزارهای اضافی که منابع کامپیوتر را اشغال می کند ، جلوگیری به عمل می آید.
با اجرای سامانه تجمیع ، امکان مدیریت نیروی انسانی ، در بخش پشتیبان IT فراهم می شود و با گزارش های دقیق از تاخیرات هر واحد IT می توان در تخصیص نیروی انسانی تصمیم گیری نمود.
با اجرای سامانه تجمیع ، مدیران IT سازمان می توانند ، با توجه به درخواست ها و مشکلات بوجود امده ، برای خرید های تجهیزات تصمیم گیری نموده و از خرید برندهایی که بیشترین مشکلات را داشته اند ممانعت بعمل آورند.
با اجرای سامانه تجمیع ، امکان نظارت بر شرکت های خصوصی که وظیفه پشتیبانی ، تجهیزات و نرم افزارهای سازمان را به عهده دارند بوجود می آید.
با اجرای سامانه تجمیع ، مدیران IT سازمان می توانند ، با گزارش های تاخیرات هر شرکت پشتیبان ، برای سپردن کارهای جدید یا تمدید قرارداد تصمیم گیری نمایند.
با اجرای سامانه تجمیع ، امکان مدیریت بر تجهیزات خریداری شده ، بوجود می آید و از خرید قطعات غیر استاندارد جلوگیری به عمل آمده و باعث صرفه جوئی در منابع مالی می شود.