تبصره 35 و عوامل مؤثر بر حرکتهای بهره وری در سازمانها

چکیده

آغاز حرکتهای بهره وری در سازمانها به نظر سـاده میآیـد، ولـی عوامـل بسـیاری در موفقیـت حرکتهای بهره وری دخیل میباشند و اگر با آنها هوشمندانه برخورد نگردد، به طور حتــم منجـر بـه شکست زود هنگام حرکتهای بهره وری در سازمانها خواهد شد. این مقاله در ابتداء به تشریح تبصره 35 قانون برنامه دوم توسعه اقتصــادی، اجتمـاعی و فرهنـگی جمهوری اسلامی ایران میپردازد. سپس به عواملی که منجــر بـه موفقیـت حرکتهـای بهره وری در سازمانها میگردد و حاصل پنج سال تجربه عملی نگارنده است، میپردازد.

مقدمه

بهره وری، یکی از شاخصهای اساسی رشد و توسعة اقتصادی ـ اجتمــاعی و فرهنـگی در سـطح ملی است. افزایش جمعیت و توسعة استانداردهای زندگی که منجر به افزایش تقاضا، افزایش تولیـد و بهرهبرداری بیشتر از منابع شده است، لزوم توجه سیاستگذاران و برنامه ریزان به شاخصهای بهره وری و بهبود آن در سطح ملی را بیش از هر زمانی نمـودار کـرده اسـت. بدیـن رو، بـهبود بهره وری بـاید بهعنوان یک «حرکت ملی» آثار خود را در همه سطوح از بالاترین رده هـا یعنـی در درجـة نخسـت از سیاستگذاریها و برنامهریزیهای دولت گرفته تا سطح سازمانها و عملکردهای دولتی و خصوصی و سرانجام در سطح بخشهای اقتصادی و مؤسسات تولیدی، خدمــاتی و حتـی فعالیتهـای فـردی بـر جای نهد. این گونه توجه و تلاش همگانی برای ارتقای بهره وری را «حرکـت بهره وری» نـامیدهاند. هنگامی که نگرش بهره وری جزء رفتار و فرهنگ جامعه شود، انعکاس آن در همة تصمیــمگیریهـا و فعالیتهای خرد و کلان جامعه نمــود پیـدا میکنـد و شـرایط لازم بـرای پیشـرفت و توسـعه فراهـم میشود.

در کشور ما نیز فعالیتهای مختلفی به منظور شناساندن مفهوم بهره وری در سطوح مختلف از طریـق فعالیتهای ترویجی و تبلیغی انجام گرفته است. همچنین بــهمنظور ایجـاد زمینـه های قـانونی جـهت گسترش مفهوم و پیشبرد فعالیتهــای مرتبـط، در قـانون برنامـة دوم توسـعة اقتصـادی، اجتمـاعی و فرهنگی کشور به این موضوع پرداخته شده اســت و بـهطور مشـخص نـیز تبصـره 35 ایـن قـانون و آییننامة اجرایی آن، سازمانها را ملزم به توجه بیشتر به ارتقای بهره وری کرده است. در ادامه، اهـداف کلان کیفی و برنامة اجرایی تبصرة 35 برنامة دوم توسـعة اقتصـادی، اجتمـاعی و فرهنـگی جمـهوری اسلامی برای خوانندگان عزیز آورده میشود.

تبصرة 35 قانون برنامة دوم توسعة اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران

الف) جهت افزایــش بهره وری نظـام اداری، بـهبود سیسـتمها و روشهـای کـار، اسـتفاده از تکنولوژیهای پیشرفته و افزایش مهارتهای مدیران کشور، دستگاه های اجرایی باید بخشـی از اعتبارات خود را به توسعه و بهبود مدیریت و افزایش بهره وری اختصــاص دهنـد. مـیزان ایـن اعتبارات همه ساله توسط دولت در لایحة بودجه پیشبینی خواهد شد.

ب) سـازمان برنامـه و بودجـه بـا همکـاری دسـتگاه های ذیربـط مکلـف اســـت شــاخص اندازهگیری بهره وری فعالیتهای بخشها و طرحهای پیشبینی شده در برنامة دوم را حداکـثر تا نیمة اول سال 1374 به صورت استاندارد در سـطح کشـور تهیـه و تدویـن نمـاید. در طـول سالهای برنامه، این شاخصها باید مورد محاسبه قرار گرفته و به گونهای تنظیم شده باشند که عملکرد اجرایی برنامه پنج سالة دوم و تجزیه و تحلیل با آنها مورد ارزیابی قرار گیرد.

هدفهای کلان کیفی تبصره 35

افزایش بهره وری از طریق:

1 -گسترش فرهنگ کار و تولید، و تقویــت وجـدان کـاری بـهمنظور افزایـش بهره وری در نـیروی انسانی.

2 -استفادة هر چه بهتر از منابع و امکانات و نیروی انسانی و تخصیص بهینة آن با توجه به ضرایــب و اولویتهای منظورشده در برنامه و توجیهات لازم.

3 -نظارت و ارزیابی مستمر و پیگیر در جهت حسن اجرای برنامه ها و بررسی نتایج.

4 -تنظیم زمانبندی لازم برای طرحها و پروژه ها و تأکید بـر کـاهش قیمـت تمـام شـدة تولیـدات و کالاهای داخلی و خدمات عمومی کشور.

5 -افزایش کارآیی دستگاه های اجرایی و کاهش هزینــه های عمومـی و کـارآمد نمـودن دسـتگاه های اداری و اجرایی کشور.

6 -جلوگیری از ریخت و پاش و اسراف و تبذیر در بودجـه های عمومـی و دسـتگاه ها، شـرکتها و مؤسسات دولتی، بانکها و نهادهای انقلاب اسلامی.

7 -تأکید بــر تربیـت و انتخـاب مدیـران شایسـته و کـارآمد و نظـارت بـر عملکـرد آنـها و اعمـال سیاستهای تنبیهی و تشویقی بهمنظور افزایش کارآیی.

8 -اصلاح سیستم حقوق و دستمزد بر مبنای طرح کارآنه و بهره وری متناســب بـا شـرایط اقتصـادی کشور.

9 -اصلاح سیستم جمعآوری و پردازش آمار و اطلاعرسانی به صورت متمرکز.

10 -تشویق و ترغیب مصرف جامعه به ســمت اسـتفادة بهینـه از منابعازطریقمراکزمختلفآموزشـی، فرهنگی، تبلیغی و اقتصادی.

11 -تکیه بر استفادة بهینه از انرژی و جلوگیری از اتلاف آن.

12 -ایجاد و تقویت سیستمهای کنترل کیفیت.

13 -تأکید بر بهکارگیری تکنولوژی مناسب با توجه به شرایط اشتغال نیروی انسانی، سـرمایه و مـواد اولیه.

14 -گستردهتر کردن دامنة انتخاب مدیران و توجه به توانمندیهـای فـردی آنـها بـا رعـایت اصـول اعتقادی.

آییننامة اجرایی تبصرة 35

ادة 1 ـ کلیة دستگاه های اجرایی موظفند با تشـخیص کمیتـة موضـوع مـادة «2 «ایـن آییننامـه بـه تناسب فعالیتهای خود، حداقل پنج درصد (5 (%از اعتبارات جاری خود را به امـر بـهبود و افزایـش بهره وری در زمینه های نظام اداری، سیستمها و روشهای کار، استفاده از تکنولــوژیهـای پیشـرفته و ارتقای مهارتهای مدیران، افزایش مشارکت فعال کلیة کارکنان در تمامی سطوح، بهبود نظام گزینــش و انتصاب مدیران، مطالعه، سنجش و تحلیل بهره وری و سایر اقداماتی که بهطور مشخص دارای نتایج عملی برای ارتقای بهره وری میشود، اختصاص دهند و برنامة اجرایی و میزان اعتبار مورد نیــاز آن را در موافقتنامة شرح عملیات جاری که با سازمان برنامه و بودجه مبادله میکنند، منظور نمایند.

مادة 2 ـ بهمنظور استمرار فعالیتهای ارتقای بهره وری و حسن اجرای این تبصره، در هر دســتگاه اجرایی، کمیتهای تحت عنوان «کمیتة بهره وری» مرکب از مدیران عالی و صـاحبنظران و کارشناسـان مربوط، به انتخاب رییس دستگاه ها، تحت نظر یکی از معاونان (ترجیحــاً معـاونت طـرح و برنامـه یـا عنوان مشابه) آن دستگاه تشکیل میشود و فعالیتهای افزایــش و بـهبود بهره وری را سـازماندهی و هدایت میکند.

تبصره ـ دستورالعمل تشکیل و کارکرد این کمیته حداکثر ظرف 2 ماه پس از ابلاغ ایــن آییننامـه بـه تصویب عالیترین مقام دستگاه اجرایی ذیربط میرسد و یک نسخه از آن به سازمان برنامه و بودجـه ارسال میشود.

مادة 3 ـ کلیة دستگاه های اجرایی مکلفند شاخصهای بهره وری حوزة مسئولیت خود را بر اســاس فرمها و دستورالعملهای ابلاغی توسط سازمان برنامه و بودجه برای سالهای گذشته تکمیــل کننـد و در مورد سالهای آینده، اطلاعات مربوط به هر سال را حداکثر تا پایان نیمة اول سال بعد بـه سـازمان یادشده ارسال کنند.

مادة 4 ـ کمیته های بهره وری موضــوع مـادة «2 «ایـن آییننامـه موظفنـد علـل کـاهش یـا افزایـش بهره وری و شیوه ها و روشهای ارتقای آن را بررسی کرده، نتایج را از طریــق معـاونت مربـوط بـرای جمعبندی حداکثر تا پایان آذرماه هر سال به سازمان برنامه و بودجه ارسال کنند.

مادة 5 ـ برای هر گونه بازنگری در شاخصهای بهره وری یــا سـایر مـوارد منـدرج در تبصـرة 35 قانون برنامة دوم توسعة اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمـهوری اسـلامی ایـران، گروهـی مرکـب از نمایندگان دفتر ذیربط سازمان برنامه و بودجه، دستگاه های اجرایی ذیربط، مرکز آمار ایران و دو نفر صاحبنظر به تشخیص سازمان برنامه و بودجه تشکیل میشود و تصمیمهای لازم را اتخاذ میکنند.

مادة 6 ـ سازمان برنامه و بودجه، عهدهدار جمعبندی، پردازش، تطبیق چگونگی محاسبة شاخصها با دستورالعملهای موضوع مادة «3 «این آییننامه و انتشار مستمر نتایج است. همچنین سازمان یادشده موظف است با همکاری مرکز آمار ایران، زمینة لازم را برای تولید، جمعآوری، تصحیح و نشــر اقـلام آماری مورد نیاز محاسبة شاخصها فراهم کند.

تبصره ـ کلیة دستگاه های اجرایی ذیربط موظفند در این زمینه با سازمان برنامــه و بودجـه همکـاری کنند؛ در غیر این صورت، سازمان یاد شده خود با همکاری مرکز آمار ایران تا حـد امکـان بـر اسـاس داده های موجود اقدام میکند.

مادة 7 ـ نظارت بر حسن اجرای این آییننامه، بر عهدة سازمان برنامــه و بودجـه اسـت و سـازمان یادشده هر سال گزارش کاملی را از وضعیت شاخصهای بهره وری در کشور، تجزیه و تحلیــل آنـها، همراه با انجام مطالعات تطبیقی لازم، تهیه و به هیأت وزیران ارائه میکند.

سازماندهی حرکت بهره وری

 تبصرة 35 قانون برنامة دوم توسعة اقتصادی، اجتماعی و فرهنــگی جمـهوری اسـلامی ایـران، زمینـة مناسبی را برای حرکتهای بهره وری در سازمانها ایجاد کرده است؛ تبصرة مبارکی که میتواند منجـر به حرکتهای زیربنایی برای ارتقای بهره وری سازمانی گردد. اما قبل از هر چیز بــاید شـرایط لازم را در سازمان برای برنامه های بهبود بهره وری ایجاد کنیم. متأسفانه بــا وجـود اینکـه از سـوی دولـت در برنامة دوم به افزایش بهره وری توجه شده است، اما در این چند سالی که از آغاز برنامة دوم میگذرد، از سوی سازمانها تلاش جامع و گستردهای انجام نشده و بعضاً در حــد تشـکیل کمیتـة بهره وری و تدوین اساسنامه و آییننامه پیشرفته و عملاً هیچگونه خروجی قابل قبولی ارائه نشــده اسـت. شـایان ذکر است که نه تنها از سازمانها خروجی قابل قبولی ارائه نشده است، بلکه سازمان برنامــه و بودجـه نیز به عنوان متولی امر، گزارشی از شاخصهای بهره وری منتشر نکرده است. در یک بررسی و تحلیل ساده میتوان عدم موفقیتهای تبصرة 35 را در چند نکتة عمده خلاصه کرد که عبارتند از:

 عدم تعهد لازم در مدیران ارشد سازمانها به بهره وری و داشتن نگرش موقتی به آن؛

عدم آشنایی لازم اعضای کمیته های بهره وری بــا مفـاهیم و روشهـای انـدازهگیـری و بـهبود بهره وری؛

شفاف نبودن اهداف حرکت بهره وری در سازمانها؛

نبود فضای مشارکت همگانی در امر بهبود بهره وری؛

عدم سازگاری ساختار سازمانی و فرآیند کاری سازمان با حرکت بهره وری

حاکم بودن فرهنگ ضعیف کاری در سازمان.

عواملی که منجر به موفقیت حرکتهای بهره وری در سازمانها میگردد و حــاصل پنـج سـال تجربة نگارنده در مدیریت بهره وری بنیاد مستضعفان و جانبازان انقلاب اسلامی است، به شرح ذیل ارائه میگردد:

1 ـ هدفمندبودن حرکت بهره وری

کی از عمدهترین عوامل مؤثر برای موفقیت هر حرکتی، تعیین اهداف و برنامهریزی برای رسیدن به اهداف تعریف شده است. اگر اهداف حرکت بهره وری در سازمان روشن و مشــخص باشـد، بـاید برای موفقیت آن، تشکیلاتی رسمی ایجاد کرد. «مدیریت بهره وری» بــهترین جـایگاه بـرای آغـاز ایـن حرکت است. هدف اصلی از تأسیس مدیریت بهره وری در سازمانهای اقتصادی، ارزیــابی و بررسـی فعالیتهای اقتصادی با دیدگاهی کاملاً کارشناسی و خارج از نگرشهای بازرسی و حسابرسی اســت تا از این طریق، ستاد سازمانها بتوانند به وظیفة خــود یعنـی کنـترل، ارزیـابی و هدایـت فعالیتهـای اقتصادی به صورت مستمر عمل کنند

بالطبع برای رسیدن به هدف اصلی، نیازمند تعریف معیارهایی هستیم. معیارهـای ذیـل بـرای ایـن منظور تدوین گردیده است:

داشتن نگرشی کاملاً کارشناسی و عملیاتی به بهره وری؛

دوری جستن از برخورد شعاری با مفاهیم بهره وری؛

داشتن دیدگاهی جامع نسبت به فعالیتهای اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی سازمان.

با در نظر گرفتن معیارهای تعریف شده، برنامهریزی لازم به منظــور رسـیدن بـه هدف انجام خواهد شد.

2 ـ تعهد و اعتقاد مدیریت ارشد به بهره وری

تعهد و اعتقاد مدیریت به بهره وری، تأثیر بسزایی بر موارد ذیل دارد:

تعریف و توسعة فعالیتهای بهره وری؛

 همکاری و هدایت در زمینة ایجاد تغییر؛

 سوق دادن کلیة فعالیتها به سمت نگرش بهره وری؛

 ایجاد اتفاقنظر بین مدیران.

بیتردید، تعهد به دستیابی به بهره وری بالاتر و اعتقاد بدین امــر، شـرط لازم موفقیـت برنامـه های طراحیشده برای بهره وری به شمار میرود. با ایـن تعـهد و اعتقـاد، نوآوریهـا و خلاقیتهـا نـیز بـا فضاهای از پیشساخته برای تحلیل و رشد و به ثمر نشستن مواجه میشوند. با ترویج و توسعة بـالندة این تعهد از رأس هرم مدیریت ارشد هر سازمان تا قاعدة این هرم، یعنی همة کارکنان اعم از مدیــران میانی و همة شاغلان و حتی خانواده های آنها، سازمان شاهد موفقیتهای بهظاهر دست نیـافتنی و دور از انتظار خواهد بود. وقتی همه به بهره وری میاندیشند و بدان اهتمام جدّی دارنـد، محـرز اسـت کـه نتیجه و اثر آن، غیر از نتایج و آثار فعلی خواهد بود.

پرسش: اگر مدیریت ارشد، تعهد و اعتقادی به امر بهره وری و بهبود نداشت، چه باید کرد؟ پاسخ: بر کمیته ها و هسته های بهره وری است که چنان به نمایش آثار نیکوی بهره وری در موفقیــت سازمان و تبلیغ و نشر و تحلیل آن بپردازند که هم جایی برای انکــار بـاقی نمـاند و هـم همـة اذهـان اندیشمند و قلوب فهیم را بدان متمایل گرداند؛ صد البته که خود این امر در صورتی میسـر اسـت کـه افراد هستة بهره وری، با دل و جاندرپیتحققآنباشندواینکارراتنهاوظیفة سازمانی خود ندانند.

شایان ذکر است که وظیفة هستة بهره وری، ترویج و توسعة این امر است؛ نه اینکه تنها بــر عـهدة ایشان باشد که بدین موضوع بیندیشند و اقدام کنند. بهره وری، رشد و بهبود آن، وظیفة صدر تــا ذیـل افراد یک سازمان است. همه باید برای بهره وری، طرح پیشنهاد کنند؛ بر تحقـق آن مصـر باشـند؛ در رشـد آن بکوشـند؛ و نگران باشند؛ چرا که موفقیت در بهبود بهره وری، موفقیت کل سازمان است.

3 ـ درک،هدایت صحیحونگرشعلمیوعملیبهحرکتبهره وری

یجاد تغییر در یک سازمان، کار آسـانی نیسـت و بـا بخشـنامه و صـدور حکـم پدیـد نمیآیـد و نمیتوان این تعهد و مسئولیت را به شخص دیگر واگذار کرد؛ چرا که گرایشها و رفتارها فوقالعــاده متفاوت و ریشهدار بوده، سیستمهای سازمانی نیز بسیار مستحکم و محصور هستند. مدیریــت متعـهد، نه تنها باید پرچم سعادت سازمانی را برافرازد، بلکه باید مسئولیت هدایت ایــن امـر را نـیز بـر عـهده گیرد. اهمیت بودونبود تعهد مدیریت تا حدی است که منجربه موفقیت حرکت بهره وری یا توقـف آن در سازمان میگردد.

مدیران بسیاری یافت میشوند که در زبان و حرف، خود را به ضرورت افزایش بهره وری و ایجاد حرکت در این جهت متعهد نشان میدهند؛ ولی داشتن تعهد به حرکت بهره وری، مراحلی دارد. تعــهد مدیریت از طریق ایفای نقش فعال در امر بهره وری جلوهگر میشود که همین ایفای نقش فعال، بیانگر اولویتهای سازمان برای زیردستان است، تأثیر شدیدی بر کارکنان سازمان خواهد داشــت و حرکـت بهره وری در سازمان را تضمین و پویا خواهد کرد.

وقتی مدیر به حرکت بهره وری در سازمان متعهد میگردد، همانگونه که اشاره شد، باید در عمــل آن را فعالانه نشان دهد. چنین مدیری باید شرایط هدایت صحیح حرکت را نیز دارا باشد. عمــدة ایـن شرایط عبارتند از:

دارا بودن نگرش علمی و علت و معلولی به فعالیتها؛

 درک فرآیند بهبود مستمر؛

 خواستار تغییر و ایجاد شرایط لازم برای تغییر؛

 دارابودن دید و نگرش وسیع و پرهیز از هر گونه تنگنظری؛

 توانایی در ارائة روشهـای طراحیشـده در زمینـة افزایـش بهره وری جـهت اجـرا در دیـگر

بخشهای سازمان؛

 تطبیق روشهای طراحیشده با مشکلات اجرایی.

ذکر این نکته ضروری مینماید که توانایی علمی و عملــی مدیـران و تعـهد آنـان بـاید چون دو حلقة به همپیوستة یک زنجیر، در امتداد هم قرار گیرند. جدایی ایــن دو حلقـه از هـم، قطعاً سازمان را به سرمنزل مقصود نائل نخواهد کرد.

4 ـ برنامهریزی فرهنگی

مسلماً هر حرکت تازهای در یک سازمان در ابتدا ناآشنا اسـت و تغیـیرات احتمـالی آن نـیز بـرای کارکنان سازمان که باید در مسیر این حرکت قرار گیرند، ناآشنا میباشــد؛ همیـن ناآشـنایی منجـر بـه مقاومت در برابر حرکت میگردد. بنابراین پــس از تعییـن اهـداف حرکـت، کمیتـه های بهره وری دو وظیفة عمده به عهده دارند که عبارت است از:

الف) تشریح اهداف حرکت بهره وری؛

ب ) آشنا کردن دستاندرکاران و کارکنان با مفهوم بهره وری.

این دو وظیفة عمده، تنها از طریق یک برنامهریزی جامع فرهنــگی کـه نشـأت گرفتـه از تفکـر و نگرش علمی و کارشناسی باشد، میسر اســت. در حقیقـت، برنامـة فرهنـگی سـازمان بـاید خروجـی فعالیتهای علمی و کارشناســی کمیتـه های بهره وری باشـد تـا از ایـن طریـق، مفـاهیم بهره وری و مصداقهای آن به صورت شفاف و با اســتدلالهای علمـی ترویـج گردد و از هـرگونـه سـوءتعبیر و شکست حرکت بهره وری در سازمان جلوگیری شود.

در سالهای 70 تا 75 که اینجانب مسئولیت مدیریت بهره وری بنیاد مستضعفان و جانبازان انقلاب اسلامی را به عهده داشتم، پس از یک سال فعالیت کارشناسی و اجرای پروژه های مختلف به صـورت پایلوت در زمینة بهره وری در واحدهای تحت پوشش ـ اعم از تولیدی و خدماتی ـ و به منظور انتقال مفاهیم بهره وری به مدیران ارشد شرکتها و سازمانهای اقتصادی، برنامه های فرهنگی در ســه سـطح زیر به اجرا گذاشته شد:

1 -در سطح مدیران و کارشناسان واحدهای اقتصادی بنیاد؛

2 -در سطح مدیران ارشد و کارشناسان ستادی سازمان اقتصادی؛

3 -در سطح ملی.

با توجه به بررسیها و مطالعة تجربیات کشــورهای مختلـف آسـیایی و اروپـایی، انتشـار نشـریة تخصصی در زمینة بهره وری در دستور کار قرار گرفـت. نشـریة تخصصـی «مدیریـت بهره وری» کـه برگرفته از مفهوم «بهبود مستمر» است، طراحی شد که هنوز هم به صورت ماهانه و مستمر بــه چـاپ میرسد و نه تنها در سطح بنیاد مورد بهرهبرداری قرار گرفته، بلکه در بسیاری از واحدهای تولیــدی و خدماتی خارج از بنیاد نیز مورد استفاده بــوده اسـت. همچنیـن انتشـار کتابهـای مرتبـط بـا مفـاهیم بهره وری و مدیریتی که جنبة عملیاتی نیز دارد، از دیگر فعالیتهای فرهنگی مدیریت بهره وری بنیـاد محسوب میگردد که تا پایان سال 1375 بالغ بر 16 عنــوان کتـاب گردیـد. سـمینارهای یـکروزه و برگزاری کارگاه های آموزشی تخصصی هم در دستور کار امور فرهنگی مدیریت بهره وری قرار داشت که بعضاً بنا به درخواست ادارات کل صنایع استانهای کشور، در دیگر اســتانها نـیز بـرگزار میشـد. همچنین برای انتقال سریع مفاهیم بهره وری، پوســترهای علمـی و فرهنـگی نـیز مـورد اسـتفاده قـرار میگرفت و با برپایی نمایشگاه های طرح، سعی در اشاعة نگرش بهره وری در سطوح مختلف گردید. بنابراین برای سرعت بخشیدن به حرکت بهره وری در سازمانها و همراه و همدلکردن مســئولین و کارکنان سازمان، برنامهریزی صحیح فرهنگی در کمیتــه ها ـ بـا پیشفـرض اینکـه از بعـد علمـی و کارشناسی نیز برخوردار باشد ـ بسیار مؤثر است.

شایان ذکر است که انتشار نشریه، از سوی بسیاری از کارشناســان و متخصصـان بهره وری بـرای سازمانها توصیه شده است؛ البته اقدام به چنیــن عملـی بسـتگی بـه تـوان و برنامـهریزی صحیـح در کمیته های بهره وری دارد.

5 ـ نگرش علمی و کارشناسی به بهره وری

بهره وری و شناخت آن نیازمند داشتن نگرش علمــی و کارشناسـی در افـراد اسـت. بهره وری در برخی از کشورها در مقاطع کارشناسی ارشد تحت عنوان مهندسی بهره وری تدریــس میشـود. همـان گونه که اشاره شد، نگرش علمی و کارشناسی به بهره وری، در موفقیت حرکتهــای فرهنـگی بسـیار مؤثر است و در حقیقــت زیربنـای حرکتهـای فرهنـگی محسـوب مـیگردد. بدیـن رو، کمیتـه های بهره وری باید زیرکمیته هایی را تشکیل دهنــد تـا پـیرامون مدلهـا و الگوهـای انـدازهگیـری و بـهبود بهره وری مطالعه کرده و با توجه به اهداف بهره وری سازمان، مدلهای مناسب را در این زمینه طراحی کنند. در مدیریت بهره وری، با تشکیل چند کمیتة کارشناسی از جمله «کمیتة انـدازهگیـری بهره وری»، مطالعات لازم بر روی مدلهای مختلف اندازهگیری بهره وری انجام شد و یک مدل جامع متناســب بـا شرایط اقتصادی کشور تحت نام «مدل اندازهگیری بهره وری چند عاملی» انتخاب گردید و بـا اجرایـی نمودن آن، مدل مذکور برای انتخاب «واحدهای بهرهور» مورد استفادة وسیع قرار گرفت. با داشتن نگرش علمی و کارشناسی از لوثشدن مفاهیم بهره وری در سازمان جلوگیــری خواهـد شد.

6 ـ دوری جستن از برخورد شعاری با بهره وری

یکی از آفات حرکتهای بهره وری در ســازمانها، اکتفـا بـه شـعارهای زودگذر اسـت. متأسـفانه بسیاری از سازمانهابه همین علت باعث دلسردی کارکنـان و بیاهمیـت شـدن حرکـت بهره وری در سازمان خود شــدهاند. علـت اصلـی شـعاری برخوردکـردن بـا بهره وری، عدمتعـهدونگرشعلمی و کارشناسی به بهره وری است.

7 ـ اعتقاد و اعتماد داشتن به نیروهای جوان و عاشق خدمت

برای موفقیت حرکتهای بهره وری در سـازمانها بـاید از نیروهـای جـوان متخصـص و عاشـق خدمت بهره جست؛ چرا که حرکت بهره وری، یک حرکت پویا است و باید افــرادی متعـهد و عاشـق خدمت آن را جلو ببرند. نیروهای جوان، خوی و خلق کارمندی ندارند و اگر در مسیر حرکت به نحو صحیح تربیت و هدایت شوند، میتوانند کارهای بزرگی انجام دهند. بدیــن رو، در کنـار مشـاوران بـا تجربه و متعهد، نیروهای جوان در کمیته های بهره وری باید محوریت داشته باشند.

8 ـ جامعنگری در فعالیتهای بهره وری و دوری جستن از تکبعدی شدن

جامعنگری در فعالیتهای بهره وری، در کمیته های بهره وری بسـیار ضـروری اسـت. اگر فعـالیت کمیته های بهره وری صرفاً در امور فرهنگی خلاصه شود، به طور حتم با شکســت زودهنـگام روبـهرو میگرد. برای مثال، کمیته ها با جامعنگری میتوانند بهتدریج ســاختار سیسـتمهای سـازمان را اصـلاح کرده، و بهره وری را بهراحتی در فعالیتها نهادینه کنند. تک بعدی شــدن در فعالیتهـای بهره وری، بالطبع با کوچکترین ضعف اجرایی، حرکت بهره وری را به شکست میرساند.

9 ـ خط بطلان کشیدن بر روابط و تکیه بر ضوابط در فعالیتهای بهره وری

اگر کمیته های بهره وری بخواهند در به ثمر رساندن اهداف بهره وری سازمان موفق شوند، باید بــر ضوابط تکیه کنند و از هر گونه روابط غیرمنطقی جلوگیری کنند؛ چرا که کمیته های بهره وری در مسیر نگرش جامعنگری خود باید فعالیت زیرمجموعه های سازمان را بررسی کرده، و عملکرد و بهره وری آنها را ارزیابی و گزارش کنند. بدین رو، خارج شــدن از ضوابـط منجـر بـه عـدم اعمـال عدالـت در ارزیابیها و موجب دلسردی زیرمجموعه و نیروهایی میشود که صادقانــه در جـهت بـهبود عملکـرد خود تلاش کردهاند. استقلال کمیتـه های بهره وری و اعضـایآن، از اهمیـت ویـژهای در حرکتهـای بهره وری برخوردار است.

10 ـ دوریجستن از دور باطل رقابت

هطور حتم، زیرمجموعه های هر سازمانی برای موفقیت خود تلاش میکنند. گاهی ایــن تلاشهـا در راستای دستیابی به اهداف سازمانی است؛ اما بعضاً این تلاشها به رقابتی بیثمر تبدیـل میشـود و نه تنها موجب عدم تحقق اهداف مشترک سازمانی میشود، بلکه باعث تضعیف عملکــرد سـازمانی در کلان میگردد. بدین رو، اگر ساختار سازمانی بــه نوعـی اسـت کـه در زیـر مجموعـه های آن نـیز کمیته های بهره وری تشکیل شده است، این کمیته ها نبـاید وارد دور بـاطل رقـابت شـوند؛ بلکـه بـاید موازی حرکت بهره وری سازمان، در کنار هم و در جهت تکمیل و تقویت یکدیگر قرار گیرند.

11 ـ صبر و بردباری در به ثمررسیدن اهداف بهره وری

بهثمر رسیدن هر حرکت نوین، نیازمند صبر و حوصله است. در حرکتهای جدید، تغییر اسـت و همراه با تغییر، مقاومت اســت. اگر کمیتـه های بهره وری بـه ایـن حقیقـت واقـف نگردنـد، ضربـات جبرانناپذیری خواهند خورد که بالاترین آن، عقیمماندن حرکت بهره وری است.

دو نمونه از دستورالعمل و آییننامه های کمیته های بهره وری

با توجه به تشکیل کمیته های بهره وری در برخی از وزارتخانه ها و سـازمانها، در ذیـل، دو نمونـه که سنخیت بیشتری با وزارت دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح دارد، ارائه میگردد.

الف) دستورالعمل تشکیل و فعالیت کمیته بهره وری سـازمان صـدا و سـیمای جمـهوری اسلامی ایران

این کمیته در اجرای مادة 2 آییننامه اجرایی تبصرة 35 قانون برنامة دوم توسعه جمهوری اسـلامی ایران تشکیل میشود و بر اساس موارد زیر عمل خواهد کرد:

مادة 1 :کمیتة بهره وری سازمان، زیرنظر رئیس حوزة ریاست ســازمان و در ایـن حـوزه تشـکیل میشود.

مادة 2 :وظایف این کمیته عبارت است از:

- تعیین شاخصهای بهره وری فعالیتهای سازمان؛

 - محاسبة شاخصها برای سالهای گذشته و ارائة اطلاعات برای ســالهای آتـی در مقـاطع

شش ماه ه یا یک ساله به سازمان برنامه و بودجه؛

 - تجزیه و تحلیل روند بهره وری سازمان و شناسایی زمینه ها و علل مؤثر بر کاهش یا افزایش

آن بهطور سالانه و در مقایسه با یک سال مبنا؛

 - شناسایی شیوه ها و روشهای مؤثر بر ارتقای بهره وری یا برنامهریزیهای عملی برای بهبود

آن.

مادة 3 ـ اعضای کمیتة بهره وری: اعضای کمیته، حداکثر نُه نفر از مدیران حوزه هـا و معاونتهـا، صاحب نظران و کارشناسان سازمان، باپیشـنهاد معاونتهـا و حکـم رئیـس حـوزه ریاسـت منصـوب میشوند.

تبصرة 1 :حضور موقت سایر صاحبنظران و کارشناسان بــرای تبـادل نظـر و اطلاعـات در جلسـات کمیته بلامانع است.

مادة 4 ـ دبیرخانه کمیتة بهره وری: دبیرخانه کمیتة بهره وری درحوزهریاستتشکیلمیشودوانجام وظایف زیر را به عهده دارد:

1 -شناسایی و گردآوری اطلاعات لازم برای بررسی و تصمیمگیری کمیته بهره وری؛

2 -مستندسازی مباحث و تصمیمات کمیته و ابلاغ یا ارسال آن پس از تــأیید رئیـس سـازمان بـه

مراجع ذیربط؛

3 -انجام مکاتبات و ایجاد ارتباطات کمیته با حوزه ها و واحدهای سازمان و خارج از سازمان؛

4 -دعوت از اعضا و ثبت نحوة حضور و غیاب و نوع مشـارکت و تهیـه گزارشهـای دورهای از

پیشرفت کار کمیته؛

5 -انجام بررسی و مطالعات کارشناسی روی شاخصها، محاســبة شـاخصها و انجـام تجزیـه و

تحلیلهای لازم و نیز شناسایی شیوه ها و روشهای ارتقای بهره وری و ارایة نتایج کار به کمیته؛

6 -انجام سایر وظایف که بر عهدة آن قرار میگیرد.

مادة 5 ـ نحوة تشکیل و کارکرد کمیته:

1 -کمیته بهره وری در دوره های منظم هر هفته یا هر دو هفته یکبــار، تشـکیل جلسـه میدهـد و حضور کلیة اعضا در جلسه ها ضروری است.

2 -دبیر کمیته (مسؤول دبیرخانه)، دستور جلسه ها را حداقل سه روز قبل از تشکیل جلســه بـرای اعضا ارسال میکند.

3 -در کلیة مواردی که اخذ رأی ضروری است، رأی حداقل دوسوم اعضای کمیته برای تصویـب آرا لازم خواهد بود

4 -از آنجا که کمیته خود باید به بهره وری مطلوب برسد، تــأخیر یـا غیبـت غیرمجـاز بیـش از 3 جلسة هر یک از اعضا، استعفای فرد از کمیته تلقی خواهد شد.

5 -کمیتة بهره وری از طریق دبیرخانه، سفارش انجام مطالعـات و بررسـیهای لازم را بـر حسـب تخصصها، فعالیت و بخشهای مختلف سازمان به حوزه ها و واحدها اعــلام میکنـد. واحدهـای اطلاعات و برنامهریزی حوزه ها و ادارات کل مراکز سازمان موظفند در زمان مقرر، نتایج بررسی و مطالعات خود را بهصورت شاخصهای بخشی، فعالیتی و تخصصی، به کمیته اعلام کنند.

6 -کمیتة بهره وری، پس از تأیید شاخصها و نحوة محاسبة آن، مجموعة شاخصهای ســازمان را مدون و برای تصویب، به ریاست سازمان تقدیم میکند.

7 -واحد اطلاعات و برنامهریزی حوزه ها و مراکز سازمان، به عنوان دبیرخانة تخصصی و بخشــی کمیتة بهره وری، موظفاند به کــارگیـری شـاخصها را پیگیـری کننـد و محاسـبات لازم را بـرای اندازهگیری بهره وری فعالیتهای حوزة ذیربط انجام دهند و نتایج را در دوره هــای مشـخص بـه کمیتة بهره وری اعلام کنند.

8 -واحدهای اطلاعات و برنامهریزی حوزه ها و مراکز موظفاند رأساً یا در صــورت درخواسـت کمیته، علل کاهش یا افزایش بهره وری حوزه، واحــد و مرکـز خـود را دقیقـاً معلـوم و بـه کمیتـه گزارش کنند. مسؤولیت دقت در محاسبات و اندازهگیریهای بهره وری، بر عهدة مدیــر و مسـؤول حوزة مزبور است.

9 -دبیرخانة کمیتة بهره وری موظف است کلیــة دسـتورالعملها و اطلاعـات و مسـتندات لازم را برای آموزش حوزه ها، مدیران و کارکنان فراهم و ارسال کند.

10 -نتایج مطالعات و بررسیهای مربوط به اندازهگیری بهره وری حوزه ها، واحدهــا و مراکـز، در زمانهای مشخص و بهطور مستمر به دبیرخانة کمیته ارسال میشود تا پس از جمعبندی، بــهعنوان گزارش بهره وری دورة مربوطه، برای ریاست سازمان و مراجع ذیربط ارسال شود (با مشــارکت و پیگیری ستاد اطلاعات و ارزیابی حوزة ریاست).

مادة 6 ـ سایر ملاحظات:

1 -کمیتة بهره وری میتواند در مقاطع لازم با برگزاری سمینارها، گردهماییهای مشترک، بررســی علل مشترک یا خاص کاهش یا افزایش بهره وری را مورد نظرخواهی و تضارب آراء قرار دهد.

2 -کمیتة بهره وری میتواند بر اساس نظامنامهای که تدوین میکند و به تصویب ریاست ســازمان میرساند، حوزه ها و افرادی که به بهره وری مطلوب رسیده و روند آن را حفــظ کردهانـد، تشـویق کند یا به حوزه ها و افرادی که بهره وری آنها در حد مطلوب نبوده یا کاهش داشـته اسـت، هشـدار دهد و یا نتایج بررسیها را مأخذ توزیع امکانات و اعتبارات قرار دهد.

3 -اعتبارات مربوط به افزایش بهره وری سازمان و شرح جزئیات آن (اعتبــارات موضـوع مـادة 1 آییننامة اجرایی تبصرة 35 (با پیشنهاد کمیتـة بهره وری سـازمان، در موافقتنامـة شـرح عملیـات جاری سازمان منظــور خواهـد شـد و اختصـاص خواهـد یـافت. بدیـهی اسـت کمیتـه در نحـوة هزینهکردن این اعتبار نظارت داشته، گزارشهای لازم را در این زمینــه مسـتمراً بـه رئیـس حـوزة ریاست سازمان تقدیم میکند.

4 -کمیتة بهره وری موظف است گزارش کار خود را هر سه ماه یک بار به ریاست سازمان تقدیم کند

مادة 7 - این دستورالعمل در 7 ماده و یک تبصره در تــاریخ 19/4/1375 بـه تصویـب ریاسـت سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران رسیده و لازمالاجرا است

ب ) آییننامة کمیتة بهره وری (وزارت جهاد سازندگی)

با توجه به گستردگی و تنوع موضوع بهره وری در حوزة وظــایف وزارت جهادسـازندگی، کمیتـة بهره وری بهمنظور سیاستگذاری و هماهنگی در برنامه های بهره وری، با عضویت نمایندگان تامالاختیار معاونتها و سازمانهای تابعة وزارت جهاد سازندگی زیر نظـر معـاونت ترویـج و مشـارکت مردمـی تشکیل میگردد.

مادة 1 ـ اهداف

1 - 1 -سیاستگذاری و برنامهریزی در جهت حل مسائل مربوط به بهره وری؛

1 - 2 -اشاعه مفهوم و فرهنگ بهره وری در سطوح مختلف (مدیــران، کارشناسـان، کارکنـان،

بهرهبرداران و تولیدکنندگان)؛

1 - 3 -دستیابی به دستاوردها و رهیافتهای علمی و عملی جهت بهبود ارتقای بهره وری .

مادة 2 ـ شرح وظایف

2 ـ 1ـ تعیین شاخصها و روشهای اندازهگیری بهره وری؛

2 ـ 2ـ تعیین نیازهای آموزشی و مطالعاتی و پژوهشی مرتبط با بهره وری؛

2 ـ 3ـ بـرگزاری سـمینارها، کنفرانسهـا، کنگره هـا و دوره هـای آموزشـی و تهیـه و تدویــن طرحهای تحقیقاتی بهمنظور افزایش بهره وری؛

2 ـ 4ـ بررسی وضعیــت موجـود بهره وری در زمینـة فعالیتهـای مربـوط بـه وزارت جـهاد سازندگی و مقایسة آن با سطوح بهره وری در کشورهای دیگر جهان با تأکید بر منطقة آسیایی؛

2 ـ 5ـ کمک به ایجاد و تقویت سیستمهای کنترل قیمت

مادة 3 ـ ترکیب اعضای کمیته

3 ـ 1ـ معاون وزیر در ترویج و مشارکت مردمی (رئیس کمیته)؛

3 ـ 2ـ نماینده معاونت عمران و صنایع روستایی؛

3 ـ 3ـ نماینده معاونت آبخیزداری ؛

3 ـ 4ـ نماینده معاونت امور دام؛

3 ـ 5ـ نماینده معاونت طرح و برنامهریزی؛

3 ـ 6ـ نماینده سازمان امور عشایری؛

3 ـ 7ـ نماینده سازمان جنگلها و مراتع؛

3 ـ 8ـ نماینده سازمان دامپزشکی؛

3 ـ 9ـ نماینده معاونت آموزش و تحقیقات؛

3 ـ 10ـ نماینده شرکت سهامی شیلات ایران؛

3 ـ 11ـ نماینده معاونت اداری و مالی؛

3 ـ 12ـ دبیر کمیته؛

3 ـ 13ـ دو تا سه نفر متخصص و صاحب نظر.

تبصره 1 :رئیس کمیته، با حکم مقام وزارت منصوب میگردد.

تبصره 2 :نمایندگان تامالاختیار معاونتها و سازمانها ترجیحاً در سطح مدیر کل خواهند بود.

مادة 4 ـ ارکان کمیته

4 ـ 1ـ رئیس کمیته؛

4 ـ 2ـ دبیر کمیته که با حکم رئیس کمیته منصوب میگردد.؛

4 ـ 3ـ هسته های کارشناسی که در هر یک از معاونتهــا و سـازمانهای تابعـه وزارت جـهاد

سازندگی با مسؤولیت نماینده آن معاونت یا سازمان تشکیل خواهد شد.

تبصره 3 :دبیرخانه کمیته، در معاونت ترویج و مشارکت مردمی تشکیل خواهد شد.

مادة 5 - آییننامه های ذیربط توسط رئیس ابلاغ خواهد شد.

مادة 6 - نمایندگان تامالاختیار معاونتها و سازمانهای ذیربط پس از معرفی توسط بالاترین مقـام

مسئول با حکم رئیس کمیته منصوب میشوند.

ماده 7 - این آییننامه در 7 ماده و 3 تبصره تهیه شد.