اینترنت و انتخاب منابع اطلاعاتی
روابط عمومی

محمدرضا نعیمی

منبع: مجموعه کتاب های تخصصی روابط عمومی، روابط عمومی الکترونیک

اینترنت و انتخاب منابع اطلاعاتی یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های عصر حاضر در روابط عمومی‌هاست. آن‌‌ها با توجه به سیاست‌های سازمانی و محدودیت‌های موجود، منابع اطلاعاتی مورد نیاز خود را تهیه می‌کنند. انتخاب منابع اطلاعاتی، ارزیابی مجموعه و ایجاد تعامل در مجموعه، وظیفه‌ای است که کمیت و کیفیت بسیاری از فعالیت‌های اطلاعاتی دیگر روابط عمومی‌ها را شکل می‌دهد. با گسترش منابع اطلاعاتی اینترنتی و گرایش روزافزون تولیدکنندگان اطلاعات به توزیع اطلاعات از طریق اینترنت، این نقش و وظیفه در حال دگرگونی است. در بعضی موارد شاهد حذف نقش واسطه‌ای در انتخاب منابع اطلاعاتی اینترنتی هستیم
و در مواردی دیگر اتخاذ سیاست‌های کلان در دسترسی به اطلاعات، از طریق اینترنت با مشکل مواجه
شده است. تأثیر اینترنت بر انتخاب منابع اطلاعاتی را از جنبه‌های مختلفی می‌توان مورد نقد و بررسی قرار داد:

1. اینترنت به عنوان ابزار انتخاب

از مهم‌ترین مراحل انتخاب منابع اطلاعاتی، دسترسی به ابزارهای انتخاب است. بدون دسترسی به ابزارها آگاهی از انبوه اطلاعات منتشر شده در سطح جهان ناممکن است.

با گسترش اینترنت و دسترسی سازمان‌ها و افراد به آن، همچنین با توجه به مزیت‌های ویژه اینترنت، کارگزاران اطلاعات نیز از این کانال ارتباطی برای معرفی و بازاریابی محصولات خود استفاده می‌کنند. سازمان‌ها و افراد نیز با توجه به همان ویژگی‌های خاص، روزبه‌روز از اینترنت برای شناسایی منابع و اطلاعات جدید استقبال بیشتری می‌کنند.

از مزیت‌های اساسی اینترنت نسبت به سایر ابزارهای انتخاب به موارد اساسی زیر می‌توان اشاره کرد:

-           دسترسی به نسخه الکترونیک منابع: بسیاری از ابزارهای انتخاب چاپی مانند فهرست اطلاعات سازمان‌ها، فهرست مختلف، فهرست اقدامات، منابع تخصصی، فهرست معرف آثار مرجع، پایگاه‌های اطلاعاتی، راهنمای پایگاه‌های اطلاعاتی، منابع نقد و بررسی، ممکن است از طریق اینترنت نیز قابل دسترسی باشند.

-           روزآمد بودن اطلاعات: بسیاری از اطلاعات موجود در اینترنت، روزانه یا حتی به صورت لحظه‌ای روزآمد می‌شوند؛ کاری که معمولاً برای منابع چاپی به دشواری می‌تواند صورت پذیرد یا در بیشتر موارد عملاً ناممکن است.

-           قابلیت جست‌وجو: برخلاف منابع انتخاب چاپی که امکان جست‌وجوی پیچیده در آن وجود ندارد، می‌توان در منابع اینترنتی به جست‌وجوی دلخواه و رایانه‌ای پرداخت.

-           محتوای اطلاعاتی بیشتر: معمولاً برخلاف اطلاعاتی که در سایر منابع وجود دارد، می‌توان در مواردی اطلاعات بیشتری همچون خدمات، سابقه، تشکیلات و بسیاری از اطلاعات دیگر را که اهمیت اساسی در انتخاب منابع اطلاعاتی دارند به دست ‌آورد.

-           امکان سفارش هم‌زمان و مستقیم: در بیشتر موارد هم‌زمان با جست‌وجو و انتخاب منابع اطلاعاتی در اینترنت می‌توان به سفارش و دریافت مستقیم آن از منابع نیز اقدام کرد.

-           امکان دریافت متن کامل: بسیاری از منابع اطلاعاتی و کارگزاران اطلاع‌رسانی با ارایه تسهیلات جست‌وجوی رایگان در فهرست مندرجات و چکیده اطلاعات، امکان دریافت مستقیم متن کامل اطلاعات را نیز فراهم می‌کنند. علاوه بر این، بسیاری از منابع اطلاعاتی و مؤسسات تحقیقاتی امکان جست‌وجو و دریافت متن کامل اطلاعات، خبرنامه‌ها و بسیاری از اطلاعات دیگر را فراهم می‌کنند.

-           انتقال مواد حاصل از جست‌وجوها: پس از جست‌وجو، می‌توان نتایج به دست آمده را برای استفاده‌های بعدی، ذخیره یا برای سایر همکاران در نقاط مختلف ارسال کرد.

-           عضویت در فهرست‌های پستی: خدمات آگاهی‌رسانی جاری، اشاعه‌ی گزینشی اطلاعات و فهرست مندرجات جاری منابع اطلاعات. بسیاری از منابع اطلاعاتی با ارایه خدمات فوق به محض انتشار، اطلاعات آن را به صورت خودکار و از طریق پست الکترونیکی برای مشترکان ارسال می‌کنند. به این ترتیب علاقه‌مندان می‌توانند به سرعت و بدون هیچ‌گونه مکاتبه‌ای- فقط با یک‌بار عضویت در چنین خدماتی- برای همیشه به اطلاعات مورد نیاز دسترسی یابند و در صورت نیاز درخواست خود را اعلام کنند.

2. نقش و جایگاه کارشناسان روابط‌عمومی
و مصرف‌کنندگان اطلاعات در انتخاب منابع اطلاعاتی

همان‌گونه که اینترنت، دگرگونی و تحولی اساسی در تولید و توزیع اطلاعات به وجود آورده، نقش و جایگاه کارشناسان روابط عمومی و مصرف‌کنندگان اطلاعات را نیز در دسترسی به منابع اطلاعاتی متحول ساخته است. بسیاری از اطلاعات موجود در اینترنت به‌طور رایگان
و برای تمامی افراد قابل دسترسی است.

مصرف‌کنندگان اطلاعات بدون واسطه و با جست‌وجو در اینترنت، یا از طریق گروه‌های مباحثه، گروه‌های خبری، فهرست‌های پستی، آرشیوهای الکترونیکی، یا مراجعه
و جست‌وجو در سایت‌های مورد علاقه و بسیاری از روش‌های دیگر، بخشی از اطلاعات مورد نیاز خود را تأمین می‌کنند. از این‌رو برای دسترسی به این قبیل اطلاعات،
نقش واسطه‌ای برخی از منابع خبری و اطلاعاتی کم‌رنگ‌تر شده است.

دسترسی به بسیاری از منابع اینترنتی نیز رایگان است، ولی اعتبار و صحت این قبیل اطلاعات بسیار سؤال‌برانگیز است. بسیاری از مطالب خبری این منابع، معمولاً داوری و ویراستاری علمی و ادبی نمی‌شوند. اما همچنان انتشار و توزیع مطالب معتبر خبری و پژوهشی معتبر در اختیار منابع تجاری یا مؤسسات خبری است و برای دسترسی به آن باید هزینه پرداخت. این منابع عمدتاً قرینه‌ی اینترنتی همان منابع را به صورت چاپی یا سرویس‌های ویژه در اختیار کاربران قرار می‌دهند. هرچند دسترسی به دوره‌ی زمانی این سرویس‌های ویژه، نیازمند پرداخت حق اشتراک است اما واقعیت این است که با توجه به مشکلات مالی، برخی سازمان‌ها نمی‌توانند تمامی اطلاعات مورد نیاز را از طریق منابع مالی تأمین کنند. از این رو در بسیاری از موارد ترجیح می‌دهند به جای اشتراک دوره زمانی کامل، فقط مطلب مورد نیاز را از طریق خدمات تحویل مدرک تهیه کنند. به همین علت در سطح جهانی شاهد کاهش اشتراک دوره کامل منابع چاپی و افزایش دسترسی به خدمات تحویلی هستیم.

مراجع اطلاعاتی نیز به خوبی این مشکلات و نیازها را درک کرده و در کنار ارایه خدمات اشتراک، بخشی از فعالیت‌های خود را به ارایه خدمات اینترنتی اختصاص داده‌اند و به جای اشتراک دوره‌ی زمانی، فقط هزینه‌ی مطلب مورد نیاز را درنظر می‌گیرند. با گسترش اینترنت، این نوع خدمات رشد بیشتری یافته است و سازمان‌ها و
روابط عمومی‌ها می‌توانند با اتصال به سایت‌های خبری و اطلاعاتی، استفاده‌کنندگان را مستقیماً به آن مرتبط سازند. معمولاً استفاده‌کنندگان می‌توانند به طور رایگان در فهرست مندرجات و چکیده‌ی منابع جست‌وجو کنند و پس از انتخاب مطالب دلخواه با پرداخت هزینه، مستقیماً آن را دریافت کنند. هزینه‌ی مطالب ممکن است تماماً توسط استفاده کننده یا سازمان، یا بخشی توسط استفاده کننده و بخشی دیگر از سوی سازمان تأمین شود. جست‌وجو نیز محدود به عنوان‌های خاص نمی‌شود و استفاده کننده می‌تواند در تمامی عناوین خبری و اطلاعاتی یک منبع یا کارگزار
کاوش کند.

نوعی دیگر از خدمات معمول در اینترنت این است که یک سازمان یا گروهی از کاربران اینترنتی به صورت کنسرسیوم یا منبع اینترنتی یا گروهی از منابع، قرارداد اولیه را امضا می‌کنند و استفاده کنندگان می‌توانند از طریق اینترنت به جست‌وجو در متن کامل اطلاعات دلخواه بپردازند و مطالب مورد نیاز را چاپ، یا برای استفاده بعدی ذخیره کنند. معمولاً این نوع خدمات برای چندین استفاده کننده و به طور هم‌زمان و از محل‌های مختلف قابل ارایه است. حتی بر اساس قرارداد، تمامی یا بعضی از کاربران می‌توانند از اتاق کار یا منزل به آن دسترسی
داشته باشند.

همان‌گونه که اشاره شد در استفاده از مطالب خبری که توسط سازمان‌های خبری تجاری یا غیرانتفاعی منتشر می‌شود، سیاست‌گذاری کلان، عمدتاً با کاربران است و از آن پس استفاده‌کنندگان می‌توانند بر اساس نوع قرارداد به جست‌وجو در عناوین دلخواه بپردازند. گاهی جست‌وجوی اولیه فقط محدود به فهرست مندرجات و چکیده‌ی مطالب می‌شود و تنها هزینه‌ی متن کامل مطالبی که استفاده شده‌اند دریافت می‌شود و نیازی به پرداخت هزینه اشتراک سالانه نیست. در مواردی دیگر استفاده‌کنندگان می‌توانند مطالب مورد نیاز را تورق یا در آن جست‌وجو کرده و مستقیماً مطلب مورد نیاز را چاپ، ذخیره، یا روی صفحه نمایشگر مطالعه کنند.

استفاده کنندگان می‌توانند مستقیماً از طریق تابلوهای اعلانات،‌ بولتن‌های خبری، مجلات اینترنتی (بدون قرینه چاپی)، آرشیوهای الکترونیکی، گروه‌های مباحثه، گروه‌های خبری، فهرست‌های پستی و سایر روش‌های معمول جست‌وجو در سایت‌های خبری به اطلاعات رایگان موجود در اینترنت دسترسی پیدا کنند.

3. تأثیرات اینترنت بر تولید اطلاعات و رفتارهای اطلاع‌یابی استفاده‌کنندگان

یکی از مهم‌ترین دست‌آوردهای اینترنت تأثیر بر تولید اطلاعات و رفتارهای اطلاع‌یابی محققان و پژوهشگران به ویژه کاربران اینترنتی در روابط عمومی است. منابع اطلاعاتی چاپی که از ابزارهای مهم برای ارایه و معرفی پژوهش‌های علمی یا دسترسی به آخرین دست‌آوردهای علمی هستند، به دلایل گوناگون توان پاسخگویی به درخواست‌های محققان و پژوهشگران را ندارند. موارد زیر را می‌توان از مهم‌ترین دلایل این ناتوانی برشمرد: حجم زیاد تولیدات علمی، کمبود تعداد نشریات خبری برای چاپ تمامی مطالب، سیاست‌های ناشران در رتبه‌بندی مطالب و عدم انعکاس بسیاری از مطالب معتبر و با ارزش، نبود منابع تخصصی در بعضی موضوعات،‌ هزینه زیاد تولید و توزیع نشریات، گرانی نشریات و ناتوانی کتابخانه‌ها و محققان در تهیه منابع مورد علاقه،‌ انتظار طولانی برای چاپ مطالب و عدم انعکاس به موقع، سرعت کُند دریافت و چاپ نظرات خوانندگان یا عدم چاپ و عدم انعکاس به موقع آن و بسیاری از موارد دیگر،‌ از دلایل توجه به منابع اینترنتی از سوی کارشناسان روابط عمومی است. هم‌زمان با گسترش اینترنت، محققان، دانشمندان، دانشگاه‌ها و سایر مراکز آموزشی و تحقیقاتی نیز از این ابزار برای گسترش منابع اطلاعاتی استفاده کردند. آن‌ها از نقاط مختلف دنیا و با روش‌های مختلف از اینترنت برای مبادله اطلاعات بهره گرفتند. تابلوهای اعلانات الکترونیکی، آرشیوهای الکترونیکی، گروه‌های خبری،‌ گروه‌های مباحثه و هم‌علاقه، فهرست‌های پستی و سایر امکانات موجود در اینترنت
که کانال‌های بسیار مناسبی برای برقراری ارتباط
و مبادله‌ی اطلاعات هستند نیز با گرایش‌های جدید همسو شده و بسیاری از منابع اطلاعاتی- به خصوص منابع خبری که اهمیت زیادی در فرآیند اطلاع‌رسانی دارند- را از طریق اینترنت روانه‌ی بازار کرده‌اند و با ارایه انواع خدمات جنبی، مشتریان بیشتری را به سوی خود جذب می‌کنند. سازمان‌ها، دانشگاه‌ها، مراکز و مؤسسات آموزشی- پژوهشی، انجمن‌ها، احزاب و گروه‌های علمی و هم‌علاقه نیز به ایجاد کانال ارتباطی ویژه خود پرداخته‌اند و با پیشرفت‌های جدید در حوزه ارتباطات،‌ نرم‌افزار و سخت‌افزار روزبه‌روز این ارتباطات وسیع نظام‌مندتر می‌شود.

مسایل قابل توجه در انتخابات منابع اطلاعاتی در اینترنت

بررسی مسایلی مانند انتخاب بین منابع اطلاعاتی چاپی و منابع الکترونیکی در اینترنت، نیازمند آموزش کارکنان بخش انتخاب و سفارش و آموزش استفاده‌کنندگان منابع الکترونیکی؛ نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای مورد نیاز،‌ است. از سوی دیگر باید تعیین شود که چه افرادی، کجا و چه موقع می‌توانند به متن کامل مطالب در اینترنت دسترسی پیدا کنند.

برای بررسی مسایل فوق بهتر است کمیته‌ای مرکب از کارکنان روابط عمومی اعم از بخش‌های افکارسنجی، ارتباط با رسانه‌ها، ارتباط مردمی و برنامه‌ریزی تشکیل شود تا تمامی جنبه‌های دسترسی به منابع اطلاعاتی از طریق اینترنت و مسایل جانبی آن از قبیل موارد زیر مورد مطالعه‌ی همه جانبه قرار گیرد:

-        آیا خرید منابع چاپی اقتصادی‌تر است یا مجلات الکترونیکی؟ آیا بهتر نیست شکل چاپی و شکل الکترونیکی یک منبع با هم خریداری شود؟

-        آیا مجلات الکترونیک در اینترنت به راحتی قابل دسترسی است؟

-        مراجعه‌کنندگان و استفاده‌کنندگان چه نوع مطالبی را ترجیح می‌دهند؟

-        دسترسی به سایر منابع اطلاعاتی اینترنتی (غیر از منابع خبری) بر اساس چه سیاستی است؟ آیا کارشناسان می‌توانند آزادانه به اطلاعات موجود در تابلوهای اعلانات، گروه‌های خبری، گروه‌های مباحثه، سایت‌های دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزشی- تحقیقاتی و انجمن‌های علمی و سایر منابع اطلاعاتی موجود در اینترنت دسترسی یابند؟ در غیر این صورت سیاست سازمان در دسترسی به این اطلاعات چیست؟

-        آیا آن‌ها آموزش دیده‌اند؟

-        آیا لوازم و تجهیزات مورد نیاز از قبیل رایانه، مودم، چاپگر مناسب به راحتی در دسترس است؟

-        آیا خطوط ارتباطی مناسب وجود دارند؟

-        آیا هزینه‌ی اشتراک، هزینه‌ی مخابراتی و سایر هزینه‌های مربوطه تأمین شده‌اند؟

-        آیا همه افراد می‌توانند به اینترنت دسترسی داشته باشند یا فقط افراد خاصی می‌توانند از آن استفاده نمایند؟

-        برای تهیه‌ی اطلاعات مورد نیاز افرادی که، نمی‌توانند به اینترنت دسترسی یابند چه چاره‌ای اندیشیده شده است؟

-        افراد در اتاق کار، کتابخانه یا در منزل برای دسترسی به اینترنت آزادند؟ چه‌ وقت می‌توانند از اینترنت استفاده کنند؟

-        مجلات الکترونیکی تک‌کاربره خریداری شود یا چند‌کاربره؟

-        میزان استفاده از یک منبع چقدر است؟ و چه کسانی بیشتر از آن استفاده می‌کنند؟

-        برای بایگانی فایل‌ها و خروجی‌های چاپی و سازماندهی آن‌ها چه چاره‌ای اندیشیده شده است؟ برای امنیت اطلاعات و آرشیو الکترونیکی آن چه تدابیری به کار گرفته شده است؟

-        آیا افراد مجازند در مواردی که تنها هزینه تهیه مطلبی خاص دریافت می‌شود، هر تعداد مطلب را چاپ و منتقل کنند؟

-        آیا مقدار هزینه‌ی آن پیش‌بینی شده است؟ چه کسی آن را پرداخت خواهد کرد؟

-        آیا شیوه‌های جدید قرارداد با منابع اطلاعاتی و مسایل حقوقی دسترسی به اطلاعات الکترونیکی مورد ملاحظه قرار گرفته است؟

  یکی از مهم‌ترین مشکلات در انتخاب آن دسته از منابع اطلاعاتی اینترنتی که فقط از طریق اینترنت و به صورت الکترونیکی توزیع می‌شوند، اعتبار و صحت این اطلاعات است. در انتخاب منابع اطلاعاتی موجود در منابع اینترنتی و اطلاعاتی، معمولاً معیارهای مختلفی وجود دارد که افراد مسؤول یا کمیته انتخاب با توجه به مجموع شرایط، تصمیم به تهیه منابع اطلاعاتی خاص می‌گیرند. ولی در مورد منابع اطلاعاتی اینترنتی، بسیاری از این معیارها برای ارزیابی منبعی خاص حضور ندارند. برای مثال اعتبار نویسنده و منبع، دو عامل بسیار اساسی در انتخاب منابع اطلاعاتی چاپی‌اند که در مورد بسیاری از منابع اطلاعاتی اینترنتی فاقد موضوعیت است. بیشتر مطالب و مقالات اینترنتی توسط نویسندگان گمنام و بدون عبور از صافی‌های معمول ناشران مانند ویراستاران ادبی و علمی توزیع می‌شوند. در بسیاری از تابلوهای اعلانات،‌ بولتن‌های خبری و سایر کانال‌های معمول توزیع اطلاعات اینترنتی، مطالب بی‌شماری در دسترس جست‌وجوگران است که هیچ‌گونه کنترل علمی بر آن صورت نگرفته یا در صورت اعمال کنترل مقدماتی، از سختگیری‌های معمول در انتشار منابع مطالب خبری نیست. از این رو اعتبار و صحت این قبیل اطلاعات مسأله‌ای اساسی است که باید به آن پرداخته شود.

درباره‌ی همه سؤالات فوق و سؤالات دیگری که ممکن است مطرح شود، باید از قبل اندیشید، تجربه کرد و راه حل مناسب ارایه داد. برخی از این تصمیمات، مدیریتی است؛ و تعدادی مربوط به امور کارشناس روابط عمومی یا اقتصاد اطلاعات. جنبه‌های فنی خدماتی، فرهنگی و غیره نیز باید به دقت مطالعه شود و قبل از تصمیم‌گیری مورد آزمایش قرار گیرد.