پیاده سازی فناوری اطلاعات در سازمانها و شرکتها IT

مبارکی ، حسین

سارا آقازاده

1 -کارشناس مسئول اداره فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه آزاد اسلامی اردبیل 2 -کارشناس مدیریت و بازرگانی

چکیده:

تکنولوژی اطلاعات ((Technology Information )) با محوریت دانش و خردگرایی انسان و اندیشههایش به منظور بهرهبرداری از اندیشه و سپردن امور تکراری و غیر خلاق به ماشین و همچنین افزایش کارآیی و آزاد سازی مهارتهای انسانی ، در دهه های اخیر مورد توجه خاصی قرارگرفتهاست. از آنجائیکه تکنولوژی اطلاعات (IT )به عنوان محور توسعه جوامع و سازمانها مطرح است، بنابراین طراحی ساختار آن نیازمند ژرف اندیشی و تامل، همراه با ارائه مدل مناسب و بررسی مدلهای موجود در سازمانهای داخلی و خارجی است. تکنولوژی اطلاعات(IT)که از تلاقی الکترونیک ، پردازش داده ها و ارتباطات- مخابرات حاصل شده است، باعث از میان رفتن فاصله ها و در کنار هم قرار گرفتن کامپیوترها و کاربران و همچنین مکانیزه شدن سیستمهای ارتباطی و افزایش ظرفیتهای انتقال داده ، شده است. این امر تمرکززدایی و ایجاد ابر شاهراه و افزایش سرعت و کیفیت تصمیمگیری و مدیریت کارا را فراهم ساخته است. بکار گیری تکنولوژی اطلاعات (IT )در سازمانها تغییرات بنیادین را در کلیه زمینه ها نوید میدهد. همانطوریکه امروزه دنیا را نمی توان بدون صنعت برق در نظر گرفت دنیای امروز را نیز نمی توان بدون فناوری اطلاعات و ارتباطات تصور کرد.

اثرات بکارگیری IT در سازمان:

در جهان امروز تکنولوژی اطلاعات امکان سودمندی و کارآمدی اطلاعات را ممکن ساخته است. بکارگیری تکنولوژی اطلاعات (IT) ،تحول گسترده ای را در امور اداری و سیستمهای اطلاعاتی باعث شده است، طوریکه امکان انتقال الکترونیکی داده ها ، مدارک، اسناد و مکاتبات مختلف از طریق کامپیوتر و خطوط ارتباطات مخابراتی فراهمشده است.

مطالعات و تحقیقات نشان می دهد که بین سرمایه گذاری در IT و بازده موسسات و بهرهوری نیروی انسانی ارتباط دو سویه مثبتی وجود دارد. همچنین تکنولوژی اطلاعات توانایی سازمانها را افزایش میدهد و این در نتیجة افزایش تنوع محصولات و بهبود کیفیت و جلب رضایت مشتری است. و نیز سبب تسهیل روند اداری و افزایش بازده نیروی انسانی و مدیریت میشود. یکی از نتایج عمده تکنولوژی اطلاعات IT تمرکز زدایی در عین تمرکزگرایی است . بدین معنی که میتوان کارها را از راه دور انجام داد بدون آنکه لازم باشد تا در محل حضور فیزیکی و مستمر داشته 2 باشیم که این ویژگی بر کوتاه شدن فواصل زمانی و مکانی به عنوان یک ابر شاهراه تاکید دارد. امروزه تکنولوژی اطلاعات (IT) دیگر سیستمهای اطلاعاتی مدیریت از جمله MIS ، CIS ، DSS OA ، EIS ، AI و ... را در اختیار گرفته و بدین ترتیب قطب اطلاعاتی مستقر در مرکز را قادر می سازد تا به افزایش کنترل خود بر مناطق و انجام عملیات تمرکزی اقدام نماید. بنابراین امکان افزایش سرعت و کیفیت تصمیمگیری و مدیریت را فراهم مینماید. تکنولوژی اطلاعات (IT )به عنوان یکی از مهمترین ابزار جهت مشارکت در بازار جهانی است.

از ویژگیهای اساسی عصر حاضر، اطلاعات و تبدیل آن به دانش است . چنین ویژگی تاثیر زیادی روی نهادهای اجتماعی و اقتصادی جوامع خواهد گذاشت . نهادهای اجتماعی باید بر اساس آن تجدید بنا و تغییر ساختار دهند.

گفته می شود که تکنولوژی اطلاعات (IT)توانایی سازمان را افزایش می دهد با این وجود چنین پیشرفتهایی اغلب سبب بهبود عملکرد مالی سازمانها نمی شود. ساز وکار و برنامههای استراتژیکی خاصی نیاز است تا به این اهداف اساسی در بکار گیری تکنولوژی اطلاعات (IT) در سازمان دست یافت. دکتر رومار استاد دانشگاه برکلی در نظریه خویش « رشدجدید اقتصادی» عنوان میکند که در عصرحاضر، عامل رشد اقتصادی سرمایه ، نیروی انسانی و مواد خام نیستند بلکه دانش و افکار جدید سبب شکوفایی اقتصادی میشود و سرمایه کشورها تابعی ازعلم و عقاید است.

محور های بکارگیری IT در سازمان:

محورهای سه گانه که در بکارگیری IT در سازمانها مورد توجه است شامل : مردم ، زیر ساخت و کاربردها است. آموزش ، افزایش مهارت و فرهنگ سازی محور اساسی اولیه است که به عنوان مردم مطرح است. شبکه، تجهیزات فنی ، مقررات و قوانین محور زیرساخت و بالاخره آموزش الکترونیک ، سیستم بدون کاغذ ، کنفرانس راه دور، دولت الکترونیکی ،تجارت الکترونیک و ... از محورهای کاربرد IT مطرح هستند.

پیاده سازی IT در سازمانها

همانطوریکه بیان گردید تکنولوژی اطلاعات (IT )به عنوان محور و محرک توسعه جوامع و سازمانها مطرح است. مطالعات در این زمینه نشان می دهد که تکنولوژی اطلاعات IT باید در دو حوزه تحقیق و اجرا در سازمانها مورد بحث قرار گیرد . بخش تحقیق وظیفه شبیه سازی محیطی، تجربه مجازی و فرضیات با هزینه کم ، همراه با برنامه ریزی ، مدلهای تصمیم گیری و ایجاد خلاقیت در کارکنان را برعهده دارد.

در بحث اجرا ی تکنولوژی اطلاعات (IT (در سازمان دو دیدگاه اساسی و لازم وملزوم هم که مدیریت سازمان و مدیران IT باید بدان توجه نمایند ، وجود دارد: دیدگاه فنی و مهندسی – دیدگاه مدیریتی.

در دیدگاه فنی و مهندسی ، بررسی مسائلی همچون نرم افزار(برنامه های کامپیوتری جهت دریافت، پردازش و تولید اطلاعات) –سخت افزار(سخت افزارهای پردازش ، ذخیره و بازیابی اطلاعات) – آموزش نیروی انسانی(آموزش نیروهای درگیر و مصرف کنندگان محصولات فناوری ) – اطلاعات و داده های خام( داده، ماده اولیه فناوری اطلاعات است که باید قابل اعتماد ، دقیق و جدید باشد.) – سیستمهای ارتباطی(برقراری ارتباط میان کامپیوترها ) عوامل پنج گانه ای هستند که باید مورد توجه قرار گیرد. در این بخش اولویت بندی اجزاء فوق از نظر زمان اجرا و انتخاب موارد ، مهمترین عنصر بکارگیری در ساختار IT هستند.

در دیدگاه مدیریتی طراحی و پیاده سازی سیستمهای اطلاعاتی ازجمله EIS | OA DSS | MIS DBMS | و ... مطرحند که امروزه در سازمانهای مختلف پیاده سازی و اجرا شدهاند.

اجرا و بکار گیری IT:

بکار گیری و اجرای تکنولوژی اطلاعات (IT(در سازمانها یک نسخه تجویز شده کلی نیست و نمی توان با یک برنامه جامع تکنولوژی اطلاعات برای کلیه سازمانها و شرکتها ، ساختار IT را پیاده سازی و اجرا نمود. مهمترین عوامل که در پیاده سازی تکنولوژی اطلاعات (IT (در هر سازمان باید مورد نظر و توجه قرارگیرد ، عبارتند از:

1 .فرهنگ سازی: بستر سازی فرهنگی در هر سازمان جهت اجرای موفقیت آمیز IT لازم میباشد.

2 .اعتقاد و باور مدیران ارشدسازمان: هرچه مدیران ارشد سازمان به IT به عنوان یک مقوله لاینفک از سازمان خویش توجه کنند ، موفقیت بکارگیری آن سریعتر و بیشتر خواهد بود. IT مثل تیغ جراحی اگر در گلوی مدیر سازمان باشد نافذتر می باشد.در این راه اعتقاد و اطمینان مدیران به آینده مؤثرترین عامل در موفقیت بکارگیری IT است.

3 .آفت شناسی: مشکلات و موانع بکارگیری و پیاده سازیIT در سازمان دقیق و علمی بررسی و برنامهریزیشود.

4 .سوق به سمت ساختار فرآیندی : ساختار سازمانهای مرتبط با IT باید از ساختار وظایفی خارج و به سمت ساختار فرآیندی سوق داده شود.

5 .درگیری کلیه افراد سازمان در امور IT :کلیه اعضای سازمان از مدیر ارشد تا کارمندان سطح عملیاتی باید به عنوان کارشناسان IT شناخته شوند.

6 .بهبود شاخصهای بهره وری : شاخصهای اندازه گیری بهره وری در سازمان باید به سمت بهبود رشد نماید و از اطلاعات جهت تبدیل به دانش استفاده شود.

7 .کوچک سازی : خارج کردن فعالیتهای غیر محوری از محیط سازمان که کوچک سازی گفته میشود ، از ضروریات ملی بشمار می رود.

زیر ساخت نظام فناوری اطلاع

زیر ساخت تکنولوژی اطلاعات می تواند مفاهیم بسیار وسیعی را در بر گیرد. با این وجود در این نوشتار به معنی و مفهوم:

- دامنه سخت افزار و نرم افزار که در بکار گیری تکنولوژی اطلاعات (IT (در سازمان مورداستفاده قرار میگیرند.

- امنیت قابل دسترسی شبکه جهت حفاظت از محیط اطراف.

- بهبود و بازیافت موانع و مخاطرات آینده.

- ایجاد شبکه ارتباطی و مخابراتی سریع و مطمئن بین سطوح مختلف سازمان

-فرهنگ سازی مناسب.

- پیش بینی نیازهای آتی و گسترش سیستم ها و ارتقاء سرعت ارتباط.

- ارتباط مطمئن و با سرعت مناسب با شبکه جهانی اینترنت جهت بستر سازی ارتباط ارباب رجوع، مدیران و کارمندان با سازمان . زیر ساخت IT شامل سخت افزار و محیط توسعه، بانکهای اطلاعاتی ،بانکهای اطلاعاتی مشترک، کاربردهای مشترک و مهارتها و تخصصهای منابع انسانی است.

برنامه جامع توسعه فناوری اطلاعات PLAN MASTER IT:

جهت تحقق بخشیدن به منفعتهای ناشی ازتکنولوژی اطلاعات سازمانها باید IT را در داخل ساختار ، فرهنگ و استراتژی سازمانی خویش جاسازی نمایند.و جایگاه بخش تکنولوژی اطلاعات را در سازمان به طور مشخص تعریف کنند.از آنجاییکه IT تمامی فعالیتهای سازمان را متاثر می سازد عموما در سازمانهای پیشرفته وظایف تکنولوژی اطلاعات (IT (در کلیه بخشها و واحدهای سازمان با مدیریت و نظارت عالیترین مقام بسط داده میشود. با این وجود در بعضی از شرکتها و سازمانهای داخلی بخاطر ناشناخته بودن مسائل IT ، بکارگیری آن بصورت گسترش یافته در درون سازمان ، مقاومتها و مشکلات حادی را ایجاد میکند که ممکن است شرکت را در رسیدن به اهداف اجرای IT با مشکل مواجه نماید. در این صورت ساختار IT به صورت مستقل ولی نافذ به منظور هماهنگی و اجرای تکنولوژی اطلاعات (IT (و بسط و گسترش آن در درون شرکت تعریف و تعیین ساختار میگردد.

با گسترش بکارگیری تکنولوژی اطلاعات IT ساختار سازمانها و شرکتهای بزرگ از حالت عمودی و سلسله مراتبی به صورت هسته های تخصصی و کارشناسی تغییر یافته اند. لذا باید اجرای IT در سازمانها طوری صورتگیرد که با فرهنگ ملی و سازمانی سازگاری داشته باشد. مسائلی که باید در PLAN MASTER IT مورد بررسی و مشخص شوند عبارتند از:

1 .برنامه ریزی استراتژیک سازمان:

فرآیند برنامه ریزی استراتژیک شرکتها و سازمانها شامل تعیین فلسفه وجودی(philosophy، ( چشم انداز و رسالت سازمان(vision&mission ، (بررسی عوامل داخلی (نقاط قوت و ضعف)و ارزیابی عوامل خارجی (فرصتها و تهدیدهای محیطی ) و تدوین و گزینش استراتژی می باشد. در برنامه ریزی استراتژی تعیین نقاط کلیدی از اهمیت خاصی برخوردار است، سازمانهایی که دارای یرنامه ریزی استراتژیک مدون و شفافی نداشته باشند ، اجرا و بکار گیری IT امری غیر واقع و بحث آن بی مورد می باشد.

برنامه ریزی استراتژیک برای توسعه تکنولوژی اطلاعات (IT (بر چهار اصل اساسی استوار است:

- تکنولوژی اطلاعات یک امر حیاتی است.

- تکنولوژی اطلاعات یک منبع اساسی برای آموزش ، تحقیقات و همکاریهای اجتماعی می باشد.

- تکنولوژی برای مدیریت داده ها و اطلاعات بسیار اساسی و مهم است.

- It استراتژی ارزیابی عملکرد سازمانها را نشان می دهد.

برای هریک از اصول چهارگانه فوق اهداف و استراتژیهای خاصی تعریف میشود.و در قدم بعدی توسعه عملکرد برای ارزیابی قابلیت عملکردی و تخصیص منابع مورنیاز جهت دستیابی به اهداف می باشد.طرح استراتژیک برای پیاده سازی تکنولوژی اطلاعات (IT (در سازمانها بخشی از چارچوب کلی آن است.شکل زیر چارچوب کلی برای استراتژی ، معماری و استانداردهای IT را نشان میدهد.

استانداردهای تکنولوژی اطلاعات پشتیبانی و تامین جزئیات بیشتری برای معماری IT را برعهده دارد. معماری تکنولوژی اطلاعات (IT ،(رهنمودهای اساسی، اهداف و استراتژیها که در طرح استراتژیک تعیین گردیده است را پشتیبانی می کند. و طرح استراتژیک ، اهداف و مقاصد غایی را پشتیبانی می نماید. مضامین ماموریت چشم انداز سازمان برای تکنولوژی اطلاعات ماموریت و رسالت کل سازمان را به تصویر می کشد.

در هر طرح استراتژیک اجرا و بکارگیری IT باید موارد زیر را شامل باشد:

بیانیه های ماموریت و چشم انداز سازمان بر اساس IT طرح گردد.

رهنمودهای اساسی جهت بکار گیری IT در سازمان به طور کامل مشخص و تعریف شوند و اهداف و استراتژیهای عملی برای هر یک از این موارد معین و با تمامی پروژههای مرتبط با IT سازگار باشد.

-فاکتورهای اساسی موفقیت ، کلیدهای بکارگیری ، پیش زمینه هاو مقاصد دسترسی، تکنولوژیهای بکارگرفته شده توسط دیگر سازمانها مورد مطالعه قرارگیرد.

-ارزیابی داخلی بکارگیری IT شامل بررسی نقاط قوت و ضعف و همچنین فرصتها و تهدیدات سازمان در ارتباط با تکنولوژی اطلاعات در سازمان باشد

2 .تعیین وضعیت موجود از دیدگاه IT)شناخت وضع موجود):

در بررسی وضعیت موجود سازمان مسائل و موارد ذیل را باید مورد توجه قرار داد:

- جایگاه سازمانی و تشکیلاتی شرکت و تاثیر آن بر فعالیتهای بخش

- تجهیزات سخت افزاری موجود و تکنولوژیهای مرتبط در حال بهره برداری .

- تکنولوژیهای نرم افزاری استفاده شده در سیستمهای کامپیوتری موجود.

- سیستمهای کامپیوتری موجود.

- ارتباطات دستی و کامپیوتری بین سیستمها.

- نقاط قوت و ضعف شرکت از نقطه نظر

3 .تعیین نیاز های آینده

- سیستم IT موردنیاز سازمان برای رسیدن از وضع موجود به وضع مطلوب.

- ارتباطات بین سیستمهای مبتنی بر IT در شرائط مطلوب.

- فرصتها و تهدیدهای حاصل از توسعه I

- تعریف و پیش بینی پروژه های تکمیلی با توجه به SWOT سازمان.

4 .طراحی گزینه ها و آلترناتیوهای ممکن:

- اولویت بندی پروژه ها بر اساس استراتژی سازمان.

- توجه به ملاکهای اولویت بندی بر اساس دیدگاه مدیریت ، مصوبات نهادها و قانون گذاران، ارائه خدمات بر اساس سیستمهای کیفیت جامع برای مشتریان و بررسی مسائل مالی.

5 .تحلیل مقایسه ای آلترناتیوها و انتخاب گزینه برتر :

- بکارگیری روشهای علمی تصمیم گیری و انتخاب گزینه ها براساس مدلهای تصمیم ازجمله MADM) مثلا روشtopsis ، electere ، AHP و... ).

- ارزیابی و تعیین قابلیت اتکا و اعتماد روشهای تصمیم.

6 .تشریح و تعیین پروژه های اولویت دار RFP:

- پیش بینی زمانی و هزینه ای هریک از پروژه ها بر اساس اولویت و تعیین توالی انجام آن.

- تهیه و تشریح پروژه های قابل پیش بینی و تعیین زمانی و هزینه ای اجرای آن.

7 .تعیین برنامه ها و استراتژی پیاده سازی IT:

- استراتژیهای مختلفی در پیاده سازی نظام تکنولوژی اطلاعات (IT(در جوامع مختلفی وجود دارد، بعضی از این استراتژیها به استراتژی ملی وابسته هستند و بعضی را می توان به طور مستقل برای هر سازمان و شرکتی بکار گرفت. در این قسمت به چند نمونه از روشها و استراتژیهای بکار گیری نظام جامع IT اشاره می شود.

- استراتژی STRUCTURE DATA : این استراتژی که در جوامع صنعتی اکثرا بدان توجه شده است نیازمند زیر ساخت توانمندی در تمامی سطوح اجتماع ملی است. در این استراتژی بانک اطلاعاتی مورد نیاز برای کلیه سازمانها و واحدهای اجتماعی ، صنعتی و خصوصی طراحی می شود و هریک از سازمانها بر اساس نیاز دسترسی به اطلاعات می توانند داده های موردنیاز خویش را دریافت و یا اضافه نمایند.مثلا اطلاعات موردنیاز برای ادارت مختلف یک شهر از وضعیت مردم آن شهر در بانکهایی مستقل و مرتبط با هم جمع آوری و دستهبندی میگردد و اداراتی مثل ثبت احوال ، مخابرات ، دارایی ، برق ، ثبت اسناد و... اطلاعات موردنیاز خود را کسب و یا اضافه می نمایند. در این مثال ساده نشان داده شده است که این اسـتراتژی دارای چه ویژگیها و مزیتهای فراوانی است و از دوباره کاریها در واحدها و اتلاف انرژی جلوگیری می نماید.

- استراتژی INFORMATION COST :در این استراتژی براساس هزینه و یا قیمت اطلاعات ساختار سیستم اطلاعات و بکارگیری IT مورد توجه قرار می گیرد . در داخل سازمانها این استراتژی را می توان با تقسیمبندی میزان اهمیت اطلاعات واحدها مثلا تقسیم بندی اطلاعات مدیریت ارشد و مدیران میانی و همچنین در بقیه سطوح اداری ، بکار گرفت.

- استراتژی BUSSINESE :استراتژی تجاری به مقوله اطلاعات به عنوان کالای تجاری نگریسته و براساس میزان در آمد ناشی از بکارگیری اطلاعات در سازمان طــرح ریزی و بکارگرفته می شود. مهمترین واحدهایی که در بکارگیری این استراتژی علاقمند هستند ، بخشهای خصوصی جامعه می باشند ولی شرکتها و سازمانهای دولتی در ایران به نظر می رسد که در بکارگیری این استراتژی ناموفق می باشند.

- استراتژی :CYCLE LIFE استراتژی سیکل عمر از موضوعات اساسی و مهمی میباشد که بسیار مورد توجه قرار گرفته است. در این استراتژی که بر اساس تئوری سیکل عمر بنا شده است، وضعیت سازمان و داده ها از نظر منحنی سیکل عمر مورد بررسی قرار می گیرد و دوران پرورش، رشد و بلوغ اطلاعات مورد بحث قـرار میگیرد و در نهایت پرورش و استفاده از اطلاعات در بستر عمر سازمان و دادها صورت می گیرد. این استراتژی را می توان در اکثر سازمانها و شرکتها بکارگرفت.

بکارگیری تکنولوژی در PLAN MASTER IT:

در PLAN MASTER IT باید روند اصلی گرایشهای تکنولوژی و استراتژیهای اتخاذ شده در جهت دستیابی به اهداف تجاری و سازمانی معین و مشخص گردد.از آنجاییکه تکنولوژیهای ارتباطات و مخابرات دارای تغییرات سریع هستند و تقریباً غیر قابل پیش بینی و پیشگویی هستند، سازمانها باید خود را مجهز به دانشی نمایند که با فرصتجویی از محیط بتوانند بر مشکلات غلبه نمایند.

تکنولوژیها و فناوریهای جدید ارتباطی با سرعت بیشتری از سایر عرضه های فناوری فراگیر شده و فارغ از ملاحظات و مرزهای سیاسی به درون کشورها و سازمانها راه مییابند.در تکنولوژی سه لایه و چارچوب : لایه سخت افزار ، لایه شبکه ولایه کاربردها مطرح است. برای هریک از لایه های تکنولوژی باید وضعیت جاری شرکت را بررسی کرد سپس جهت ها و اداره فعالیتها و در نهایت بکارگیری تکنولوژی را مدیریت نمود.

درتمامی طرحهای پیاده سازی IT توجه زیادی به آموزشهای تکنولوژیکی همراه با توجه خاص به زیرساختها و کاربرد مدیریتی شده است و در این راه نیروی انسانی مهمترین عنصر در اشاعه و گسترش تکنولوژی اطلاعات است. بنابراین باید سازگاری برای آموزش افراد در نظر گرفت. زیرا پیچیده ترین و مهمترین مانع در مدیریت مؤثر تکنولوژی های نوین، ضعف بنیادی فرهنگی است که باعث بروز خطاهای استراتژیک می شود.نوآوری تکنولوژی منبع بزرگ فرصتها و تهدیدها برای هر سازمان می باشد به همین دلیل باید تکنولوژی را مدیریت کرد و در رابطه با فعالیتها و استراتژی های سازمانی آن را هدایت و گسترش داد.

موانع بکارگیری IT در سازمانها:

حدود تکنولوژی یک ملت متناسب با حد متوسط توانایی و دانایی آن ملت است. و این مسئله را نباید فراموش کرد که هدف در رشد تکنولوژی ، ارتقاء سطح زندگی و تحصیلی افراد جامعه و گسترش بازار داخلی قوی و وسیع است و از هر چه بگذریم این مصرف کننده و سازگاری با محیط موجود کشور ، موجه واقعی برای تکنولوژی نوین خواهند بود. کمبود دانش مدیران در زمینه تکنولوژی اطلاعات مانع پذیرش این تکنولوژی در سازمانهاست. با این حال موانع اصلی در گسترش IT در هر سازمان را می توان به شرح زیر بیان نمود:

1 -مدیران عالی: اکثر مدیران عالی به اندازه کافی نقش IT را درک نمی کنند. این افراد رویکرد یکپارچهسازی را آغاز نمی کنند و در مقابل یکپارچه سازی پیشنهاد شده به دلیل ترس از عدم توانایی بعدی در درک فرایند یا کنترل آن مقاومت می کنند. در صورتی که اگر کوره سوادی راجع به IT داشته باشند، ممکن است ذهنیت جدیدی داشته باشند. اما به هیچ وجه دورنمای آن ها از سازمان و یا شرکت منطبق بر عصر اطلاعات نیست.

2 -کارکنان بخش IT :این افراد نیازهای اطلاعاتی مربوط به مدیران را درست درک نمی کنند و تنها به تکنولوژی علاقه مندند. متخصصین IT آمادگی پشتیبانی یا مشارکت در رویکردهای اصلاحی مبتنی بر اطلاعات را ندارند.

3 -سایر کارکنان عملیاتی: وجه غالب کارکنان فهم استراتژیک ناچیزی از اطلاعات دارند، اما میتوان آن ها را به دو گروه تقسیم کرد:

4 -گروهی که سواد کامپیوتری ندارند و از طرف IT و فرهنگ مربوط به آن احساس تهدید میکنند. این گروه از کارکنان به دلیل ترسشان در مقابل هر نوع اصلاحات عصر اطلاعات مقاومت میکنند. کسانی که سواد کامپیوتری دارند، بدون توجه به نیاز مبرم به ایجاد هماهنگی میان فعالیتهای ،IT میخواهند برنامه خود را دنبال کنند. این افراد به هیچ وجه مایل نیستند که تلاشهای خود را در قالب یک برنامه اصلاحی جامع تر تعالی ببخشند و بنابراین هر نوع تلاش سازمانی با رویکرد یکپارچه سازی نسبت به اصلاحات عصر اطلاعات را تضعیف می کنند.

5 -کمبود امکانات مالی و عدم اولویت بندی در تخصیص سرمایه: بکارگیری IT نیازمند سرمایه گذاری و اختصاص بودجه لازم از سود شرکتها و سازمانهاست. نیاز به سرمایه گذاری عمده در زمینه IT ازجمله مسائل باز دارنده در جهت اشاعه فناوریهای جدید اطلاعاتی و ارتباطی در سازمانهاست.

6 -کمبود همکاری بین واحدهای تحقیق و توسعه.

7 -آموزش و زیرساخت نامناسب.

توصیه ها برای اجرای IT در سازمانها:

با توجه به بررسیهای انجام شده بر روی آثار و نحوه بکارگیری فناوریهای اطلاعاتی در سازمانها لازم است به منظور پیاده سازی این نظام، سیاستها و خط ومشی هایی به شرح زیر اتخاذ گردد:

- در جایگزینی شیوه های سنتی با شیوه های جدید مبتنی بر فنآوری اطلاعات اولویت با سیستمهایی است که تاثیر و نقش بیشتری در بهبود ارائه خدمات به مردم داشته باشد.

- در جایگزینی شیوه های سنتی با شیوه های جدید مبتنی بر فنآوری اطلاعات، اصلاح و بهبود روشها و سیستمهای دستی بر مکانیزه کردن عملیات تقدم و اولویت دارد.

- اصلاح و بهبود شیوه ها و سیستم های به کارگرفته شده لازم، در قالب طرح در سازمان در ابتدا مشخص و دنبال گردد.

- حرکتها باید به سمت سازمانهای کوچک، انعطاف پذیر ، کارا و مدیریت متمرکز با استفاده از تکنولوژی اطلاعات و قابلیتهای آن باشد.

- حرکتها باید به سمت سازمانهای کوچک، انعطاف پذیر ، کارا و مدیریت متمرکز با استفاده از تکنولوژی اطلاعات و قابلیتهای آن باشد.

- تربیت و افزایش قابلیت نیروی انسانی برای طراحی ، پیاده سازی و توسعه سیستمهای کاربردی مبتنی بر IT از سیاستهای اصلی است که هر سازمانی باید آنرا در سرلوحه برنامه خویش قرار دهد.

نتیجه گیری:

برای آنکه تکنولوژی اطلاعات به صورت راهبردی در سطح سازمانی مورد استفاده قرارگیرد، به برنامه ریزی دقیقی نیاز است.این برنامه ریزی شامل مطالعه عمیق در فرهنگ سازمان ، توانایی سازمان ، انجام تغییرات ، محیط خارجی سازمان ، میزان پشتیبانی مدیریت ، نیازهای اطلاعاتی سازمان و راههای برآورده ساختن آنها می شود. همچنین باید مهارتهای موجود در سازمان در زمینه تکنولوژی اطلاعات بررسی گردند تا اطمینان حاصل گردد که نیروی انسانی مناسب و کافی برای نگهداری سیستم ها هم در بعد سخت افزار و هم نرم افزار وجود داشته باشد.

کمبود دانش مدیران در زمینه IT مانع پذیرش این تکنولوژی در سازمانها است.در نتیجه قبل از آنکه IT بتواند به نحو مؤثری در سطح سازمان به خدمت گرفته شود.مدیران باید در زمینه های مختلف این تکنولوژی آموزش دادهشوند. اما متاسفانه مدیران آنچنان درگیر دیگر جنبه های تکنیکی و انبوه کاریها شده اند که امکان توجه بر دیگر ابعاد مدیریت سازمان وجود ندارد.

استراتژی بکارگیری IT ، به مدیران IT جهت در اختیار درآورن فرصتهای موجود در موقع اجرای IT کمک می نماید. به منظور جلوگیری از صرف هزینه های مجدد و موازی و تاخیر در اجرای پروژه های بزرگ توسعه IT در سازمانها ابتدا باید استراتژی توسعه با ذکر جزئیات ، زمانبندی ، ابزارهای دستیابی و راههای موجود تدوین و تصویب شود.برنامه ها باید از استراتژیهای مدیر محوری به برنامه محوری در فناوری نوین تغییر وضعیت دهند.در تنظیم فعالیتهای مرتبط با IT باید وضعیت جاری ، جهت حرکت ، هماهنگی تلاشها ، چارچوب سرمایه گذاری، تخصیص بودجه، اعتقاد و اطمینان مدیران و فعالیتهایی که باید در طی یک دوره آینده صورت گیرد، تعریف و مشخص گردند.

منابع و ماخذ:

1 -سید محمد میرحسینی ،فرضعلی حیدری فیروزجایی .تجزیه و تحلیل محیط داخلی و خارجی در برنامه ریزی استراتژیک ، بررسی نقاط قوت و ضعف ، فرصتها و تهدیدها (SWOT ( در شرکت مخابرات. سمینار تخصصی فناوری اطلاعات و استفاده بهینه از صنعت مخابرات- اصفهان- 1381

2 -فرضعلی حیدری فیروزجایی. استراتژی انتقال تکنولوژی .گزارش مرکز آموزش مدیریت دولتی شمال-1381

3 -محمد جعفر تارخ. فناوری اطلاعات و صادرات نرم افزار ،1381

. IT departman of iran April-2002، Information Technology in -4 overvie Iran:An http://www.usace.army.mil/ci/recmgmt -5 www.itiran.com/artic/show.asp -6 OF GUIDELINES AND STANDARDS FOR IMPLEMENTATION -7 ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS STRATEGY REVIEW IN VIETNAM . by SCIENCE AND TECHNOLOGY -8 October 2001|133 Olivia Ho-Kyoung Kang .Working Paper No. United States D Expenditure in the & Recent Trend of Energy R -9 |Jim Dooley| Battelle Memorial Institute| June 2001. Information Technology Master Plan|Pima Community College -10 January 22| 2003 Technologies for Information and Communication Development -11 Situation| Perspectives and Potential Areas for German Present in Peru| Lao P.D.R.| Vietnam| Tanzania Technical | Cooperation and Uganda

12 -سیروس علیدوستی. سیر تحول مفهوم استراتژی در تئوریهای سازمان، تابستان 1378

13 -محمد ابویی اردکان. بازآفرینی دولت در عصر اطلاعات .نشریه پژوهش ش 15).ترجمه)

14http://www.okstate.edu/cis_info/master-plan.html –

15http://www.maricopa.gov/cio/pdf/MasterStrategy.pdf –

-16www.cs.cmu.edu/~msit-se/PlanOfStudy.html –

17www.omsd.k12.ca.us/instruct/mstrpln5.pdf –

18 -فرضعلی حیدری فیروزجایی : مهندسی برق-مخابرات، دانشجوی کارشناس ارشد مدیریت صنعتی

19-سید محمد میرحسینی : کارشناس مخابرات –کارشناس مدیریت دولتی.