ارتقاء فرایند ارسال نمرات دانشجویان از گروه پزشکی اجتماعی به ا داره آموزش دانشکده پزشکی اصفهان

مریم خیرمند

کارشناس گروه پزشکی اجتماعی دانشکده پزشکی اصفهان

 

هدایت ا...عسگری

کارشناس ارشد مدیریت خدمات بهداشتی درمانی دانشگاه علوم پزشکی اصفهان

 

چکیده

    یکی از مشکلات موجود بر اساس نظر خواهی از دانش آموختگان  و  مسؤولین مربوطه مبنی بر عدم ارسال بموقع نمرات کارآموزان و کارورزان  از گروه پزشکی اجتماعی به اداره آموزش دانشکده پزشکی| این گروه را بر آن داشت تا با بررسی فرایند دریافت و ارسال نمرات دانشجویان طرحی را برای ارتقاء اجرا نماید فرایند با شرکت دانشجویان در امتحان پایان دوره کارآموزی و کارورزی  شروع و به پیگیری و حصول اطمینان از ارسال نمرات توسط دفتر گروه به آموزش ختــــم  می شود.

    فرایند جاری موجب نارضایتی دانشجویان بالاخص دانشجویان فارغ التحصیل| مراجعه مکرر و سردرگمی دانشجویان| اتلاف وقت دانشجویان و کارکنان گروه| مکاتبات متعدد اداری و شکایات مکرر کارکنان و مسوولین اداره آموزش دانشکده و دبیر خانه می شد. ارتقاء موجب شد تا زمان ارسال نمرات کوتاهتر| رضایتمندی دانشجویان و کارکنان گروه پزشکی اجتماعی و اداره آموزش و دبیرخانه افزایش و از اتلاف وقت آنان جلوگیری شود که به نفع دانشجویان |کارکنان  و سیستم اداری و آموزشی دانشکده پزشکی خواهد بود . لذا این موضوع بر عهده مسؤول امور دانشجویی گروه واگذار گردید.

استراتژی: استراتژیFOCUS-PDCA  بعنوان روشی برای ارتقاء فرآیند پیشگفت انتخاب و مراحل آن اجرا گردید. اگر چه در این فرآیند می توان داده های زیادی را سنجید ولی بدلیل اهمیت فاصله زمانی بین امتحان و ارسال نمرات به آموزش دانشکده متغیر زمان اندازه گیری می شد و واحد سنجش در این فرآیند “ روز “  است0

فاصله زمانی در طی  25 دوره کارآموزی و کارورزی  با استفاده از جدول جمع آوری  و توسط نمودار جریان داده ها RUN CHART   گزارش شد.

نتیجه گیری :

    برای تحلیل داده ها | نمودار جریان داده ها ترسیم و  به روش بارش افکار  بیش از 14 علت  استخراج شد. و با استفاده از روش رای گیری متعددNominal Group Technique   فهرست فرآیندهای قابل ارتقاء به 5 کاهش یافت .

پس از مداخله|  داده ها ی گرد آوری شده بر روی RUN CHART منتقل و طی محاسبات بعمل آمده و در مقایسه  قبل و بعد از ارتقاء مشخص شد که در  زمان ارسال نمرات از گروه پزشکی اجتماعی  به آموزش دانشکده پزشکی میانه از 81 روز به 37 روز کاهش نشان می دهد. این فرایند در حال حاضر تثبیت شده است وبا اجرای مداوم آن زمان کنونی به مقدار میانه بسیار نزدیک و حتی کمتر شده است .

 

مقدمه :

   یکی از مشکلات موجود بر اساس نظر خواهی از دانشجویان فارغ التحصیل و مسؤولین مربوطه مبنی برعدم ارسال بموقع نمرات کارآموزان و کارورزان ازگروه پزشکی اجتماعی به اداره آموزش دانشکده پزشکی | این گروه را بر آن داشت تا با بررسی فرایند دریافت و ارسال نمرات دانشجویان طرحی را برای ارتقاءاجرا نماید

   لذا این موضوع برعهده مسؤول امور دانشجوئی گروه واگذار گردید0براین اساس استراتژی

FOCUS-PDCA  بعنوان روشی برای ارتقاء فرایند پیشگفت انتخاب گردید. که مراحل آن به شرح زیر است : (1)و(7)

 

بیا ن فرصت  (Find) :

   برای ارتقائ فرایند ارسال نمرات دانشجویان ازگروه پزشکی اجتماعی به ا داره آموزش دانشکده پزشکی فرصتی فراهم است 0 فرایند با شرکت دانشجویان در امتحان پایان دوره شروع و به پیگیری وحصول اطمینان ازارسال نمرات توسط دفتر گروه به آموزش ختــــم  می شود.

   فرایند جاری موجب نارضایتی دانشجویان بالاخص دانشجویان فارغ التحصیل|مراجعه مکرروسردرگمی دانشجویان |اتلاف وقت دانشجویان وکارکنان گروه|مکاتبات متعدد اداری وشکایات مکررکارکنان ومسوولین اداره آموزش دانشکده ودبیر خانه می گردد.ارتقاء موجب خواهد شد تا زمان ارسال نمرات کوتاهتر |رضایتمندی دانشجویان وکارکنان گروه پزشکی اجتماعی واداره آموزش ودبیرخانه افزایش واز اتلاف وقت آنان جلوگیری شود که به نفع دانشجویان |کارکنان  وسیستم اداری وآموزشی دانشکده خواهد بود .

ارتقاءفرآیند به دلایل زیر حائز اهمیت است:

1-افزایش رضایتمندی دانشجویان با توجه به طرح تکریم ارباب رجوع

2-ایجاد هماهنگی بیشتربین گروههای آموزشی واداری دانشکده

3-کاهش اتلاف وقت دانشجویان وکارکنان باتوجه به مدیریت زمان

4-بهره برداری بهتر اززمانهای هدر رفته برای ارتقاء کیفیت سایر امور گروه واداره آموزش دانشکده

 

 سازماندهی تیم ارتقاء (Organize) :

          صاحبان  فرایند ارسال نمرات دانشجویان ازگروه پزشکی اجتماعی به ا داره آموزش دانشکده پزشکی درتیمی به شرح زیر سازماندهی شدند:

-مدیر گروه پزشکی اجتماعی -  دکتر احمدزمانی

-کارشناس امور دانشجوئی گروه – مریم خیرمند

- مربیان گروه :آقایان ایرانپور|محمدی |طاهری | رضوانی وخانمهاخیرمند |حسینی وکشوری

شفاف کردن جریان فرآیند (Clarify):

  برای این کار ابتدا نمودار جریان کار (fig2)و(3) و بعد نمودار جریان داده ها ترسیم می شود:

 

چه چیزی سنجیده می شود؟

          اگر چه در این فرآیند می توان داده های زیادی را سنجید ولی بدلیل اهمیت فاصله زمانی بین امتحان وارسال نمرات به آموزش دانشکده متغیر زمان اندازه گیری می شودو واحد سنجش دراین فرآیند به روز است0

 

تعر یف زمان :

        زمان عبارت است ازفاصله بین امتحان پایان دوره وتا ارسال نمرات طی نامه رسمی به اداره آموزش دانشکده برحسب روز

چه چیزی جمع آوری می شود؟

فاصله  زمانی بین امتحان پایان دوره وارسال نمرات

چه مقدار داده جمع آوری خواهد شد؟

فاصله زمانی در طی 25دوره کارآموزی وکارورزی

چگونه داده ها جمع آوری خواهد شد؟

بااستفاده ازجدول جمع آوری داده ها بر اساس تاریخ امتحان وتاریخ ارسال نمرات

توسط چه کسی داده ها جمع آوری می شود؟

مسوول اموردانشجوئی گروه | خانم خیرمند

داده ها چگونه گزارش خواهد شد؟

توسط نمودارجریان داده ها RUN CHART

 

چه کسی گزارش راتهیه خواهدکرد؟

مسوول امور دانشجوئی | خانم خیرمند

 

اولین گزارش کی آماده خواهد شد؟

 آذر- دی ماه 1383

 

جمع آوری داده ها کی شروع خواهد شد؟

ازمهر ماه 1382

 

آیا آموزش لازم است؟

خیر- آموزش خاصی مورد نیاز نیست

    

تحلیل داده  ها :

    برای تحلیل داده  ها باید نمودارجریان داده ها راترسیم کنیم.داده ها از فرم جمع آوری داده  به شرح زیر استخراج شد:

درک مغا یرت هاUnderstand  :

   برای این کار به روش بارش افکار  علل زیر در تیم ارتقاء مشخص شد(2)و(6)

1 – عدم تحویل بموقع گزارشات توسط دانشجویان

2 -  طولانی بودن زمان تصحیح اوراق

3 – طولانی بودن زمان ارسال فرم ارزشیابی دانشجو به شبکه

4 - طولانی بودن زمان دریافت فرم های ارزشیابی دانشجویان از شبکه

5 – تراکم کار مربیان

6 – ناکافی بودن پیگیری مسئول امور دانشجویی

7 - ناکافی بودن پیگیری آماده سازی گزارشات توسط مربیان

8 – عدم انجام فعالیت های دانشجو طی دوره مطابق برنامه زمانبندی

9 – فاصله زیاد محل کارآموزی  و کارورزی ( فیلد )  از گروه

10- عدم ارسا ل بموقع لیست حذف واضافه از آموزش

11 – ضعف همکاری مربیان

12- طولانی بودن زمان نسبی تایید لیست نمرات در گروه

13 - طولانی بودن زمان تقسیم گزارشات و اوراق بین مربیان

که نمودار همگرایی آن به شرح زیر تشکیل شد(3) و (5)

 

قسمتی از فرآیند که  نیاز به ارتقاء داردٍSelect  :

    با توجه به  علل مؤثر در طولانی بودن زمان فرایند ارسال نمرات دانشجویان ازگروه پزشکی اجتماعی به  ا داره آموزش دانشکده پزشکی  وبا استفاده از روش بارش افکار می توان موارد زیر را ارتقاء داد:

1- کوتاه کردن زمان تقسیم گزارشات بین مربیان

2- کوتاه کردن زمان ارسال فرم ارزشیابی به شبکه

3- کوتاه کردن زمان دریافت فرم ارزشیابی ا زشبکه

4- کوتاه کردن زمان تصحیح اوراق دانشجویان

5- کاهش تراکم کار مربیان

6 - ترغیب مسوولین اموردانشجویی به ارسال بموقع فرم ارزشیابی ازشبکه

7- هماهنگی وترغیب مدیر کارگاه کارورزی به ارسال بموقع فرم ارزشیابی  به شبکه

8- هماهنگی  با آموزش دانشکده برای ارسال بموقع لیست حذف واضافه

9- تفویض اختیار مدیر گروه جهت تسریع امور تائید و ارسال نمرات

10- نظارت بیشترمربیان بر تهیه گزارشات در طول دوره

11- تسریع در  زمان رسیدگی به اعتراضات دانشجویان

 

محدودترکردن فهرست ارتقاءهای ممکن

با استفاده ازروش رای گیری متعددNominal Group Technique   فهرست فرآیندهای قابل ارتقاء به 5 مورد کاهش یافت :

1-زمان تقسیم گزارشات بین مربیان

2-زمان ارسال فرم ارزشیابی به شبکه

3-زمان دریافت فرم ارزشیابی ازشبکه

4-زمان تصحیح اوراق

5-ارسال سریع ترلیست حذف واضافه

 

علل فوق تمامی خاص می باشند

 

جدول مقایسه ای برای اولویت بندی وانتخاب :

       با توجه به بحث وتبادل نظر به عمل آمده با تیم ارتقاء به روش بارش افکار معیارهایی برای اولویت بندی پیشنهاد وفهرست محدود شده موارد  ارتقاء به شرح زیر امتیاز داده شد(3)و(4):

برنامه ریزی برای ارتقاء‍Plan  :

   هرچند برای ارتقاءجدول مقایسه ای واولویت بندی تشکیل شد ولی بدلیل عملی بودن تمام موارد ارتقاء برنامه اجرایی برای هر 5 مورد نوشته واجرا گردید:

اجراء  Do:

در این مرحله برنامه تهیه شده در مدت 13 ماه برای 25 گروه از کارآموزان وکارورزان اجراء گردید که زمان های  بدست آمده به شرح زیر است (3):

اقدام  Act  :

   در مقایسه  قبل و بعد از ارتقاء زمان ارسال نمرات از گروه پزشکی اجتماعی دانشکده پزشکی میانه از  از 81 روزبه 37 روزکاهش نشان می دهد. این فرایند در حال حاضر تثبیت شده است وبا اجرای مداوم آن زمان کنونی به مقدار میانه بسیار نزدیک است .

نمودارجریان فرایند(fig2) پس از ارتقاء به شرح زیر است:

 

بحث و نتیجه گیری:

   برای تحلیل داده ها باید نمودار جریان داده ها رسم شود(2)و(3) علل موثر در فرایند به دو دسته علل عام و خاص تقسیم می شوند(1):

علل عام: عللی هستند که در ساختار یا ذات فرآیند وجود دارند و همواره بر عملکرد آن تاثیر می گذارند. تغییرات ناشی از تاثیر هر یک از علل عام اولا" کم بوده و ثانیا" تصادفی می باشند .و این تغییرات قابل پیش بینی هستند بنابراین پایدار و قابل کنترل می باشند.

علل خاص : عللی هستند که به دلیل تغییرات ناگهانی در شرایط بوجود می آیند و قابل پیش بینی نیستند| بنابراین ناپایدار و بی ثبات و خارج از کنترل  نامیده می شوند.

تشخیص علل خاص ا نسبتا"" آسان است و صاحبان فرآیند می توانند آنها را تشخیص داده و برای برطرف کردن آن برنامه ریزی کنند.(2)

   در فرآیند فوق نیز علل خاص شامل تصحیح اوراق امتحانی| تحویل گزارشات| ارسال و تکمیل و بازگرداندن فرم های ارزشیابی | ارسال لیست حذف و اضافه| تحویل نمرات به مسئول امور دانشجویی| شناسایی و با برنامه ریزی لازم کنترل شدند| بنابر این زمان ارسال نمرات از گروه پزشکی اجتماعی به اداره آموزش دانشکده از میانه 81  روز قبل از ارتقا’ به میانه 37 روز کاهش یافت و با توجه به تاثیر این    مداخله فرآیند تثبیت شد و با اجرای دقیق تر داده ها هر روز به میانه نزدیکتر می شود.

آنچه مسلم است این است که بدون تعهد کامل مدیران ارشد و عزم راسخ و آشکار آنان همه فعالیت های ارتقا’ در سطوح سازمان بدون جهت و بی حاصل خواهد بود و اگر آنان شخصا" درگیر مدیریت جامع کیفیت نشوند دیر یا زود فرآیند ارتقا’ دچار رکود شده و کارکنان سر خوردگی پیدا خواهند کرد .اولین چیزی که مدیران ارشد باید بدانند این است که مدیریت جامع کیفیت یک مداخله بلند مدت است| بدین معنی که منافع خود را در دراز مدت  نشان می دهد و فرآیندی است که تلاش | انرژی و بردباری فراوان  نیاز دارد(1)و(2) و(8)و(9)

 

منابع  References

1- لامعی.ابوالفتح-مبانی مدیریت کیفیت- انتشارات کمیته کشوری ارتقائ کیقیت وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی-چاپ دوم 1378 –صفحه 132-95

2- لامعی .ابوالفتح "خودآموز مقدماتی کارگاه  ارتقائ کیفیت" انتشارات کمیته کشوری ارتقا’ کیقیت وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی- چاپ دوم 1378 – صفحه 65-1

3.Cara Payne( 2004)| Total Quality Management (TQM) Tools ( September 2004 from

http://www. Total Quality Management (TQM) To

 

4. Ak؛it| T. B.| M‎z‎kac‎| E.| & M‎z‎kac‎| F. Total Quality Management in Higher Education:

Can TS-EN- ISO 9000 Quality System Implementations be an appropriate tool?

Eًitim Yِnetimi| 2000| no 21| 9-19.

 

5. Fatma M‎z‎kac‎(Ph.D)| A Theory-Based Program Evaluation Model for Total Quality Management  in Higher Education| Baskent University| Ankara| Turkey|2004

 

6.Gunther| J.| Hawkins| F. (1999). Making TQM work: Quality tools for human service organizations. New York: Springer Publishing Company.

 

7.Center for Quality of Management Journal| 8 (3). Retrieved September 16| 2004| from

http://cqmextra.cqm.org/cqmjournal.nsf/reprints/rp10700

 

8.Pollock| R. (October 23| 2003). Online Resources About: Quality Management & Performance Excellence. Retrieved September 16| 2004| from

http://www.gslis.utexas.edu/~rpollock/tqm.html Bibliographic resource site for TQM| tools|

 

9. ReVelle| J. (2003). TQM tools & tool kits. Retrieved September 16| 2004| from

http://www.qualityamerica.com/knowledgecente/articles/revelletqmtools.htm

 

 

Figure References

Fig. 1 National Highway Traffic Safety Administration. (2004). Retrieved September 16| 2004

Fig. 2 National Highway Traffic Safety Administration. (2004). Retrieved September 16| 2004

Fig. 3 SkyMark (2004). Retrieved September 16| 2004| from

http://www.skymark.com/resources/tools/run_charts.asp

Fig. 4 International Software Consulting Network. (2004). Retrieved September 16| 2004| from :http://www.iscn.at/select_newspaper/measurement/telenor_fig4.gif